Организационный план
Этот план определяет основные направления кадровой политики. Одним из них является формирование организационной структуры издательства. Форма организации частного издательства выбирается его учредителями, поскольку они, как правило, входят в состав руководства (директор, главный редактор). Структура издательства зависит от многих факторов: от его типа, объема выпускаемой продукции и характера изданий, от организации редакционно-издательского процесса, созданной системы маркетинга и т.д.
Организационная структура издательства
Существуют два типа издательств: универсальные и типизированные (специализированные). Универсальное издательство выпускает несколько видов продукции (книги, журналы, альбомы по искусству) и литературу различной тематики. Специализированное издательство выпускает один вид продукции (например, книги) и вид литературы (художественная).
Издательства первого типа (как правило, большие по размеру) имеют разветвленную организационную структуру, сложные и многообразные связи с книготорговыми организациями, рекламными службами и средствами массовой информации. Таковы, например, издательства <ЭКСМО>, <ТЕРРА>, <АСТ>, <ИНФРА-М>.
Издательства второго типа (чаще всего среднего и небольшого размера) ориентированы на профессионального читателя, на определенные возрастные группы или неоднородные целевые группы, которые определяются по потребностям, религиозным, национальным или культурным интересам. Организационная структура таких издательств строится по принципу производимого продукта, т.е. зависит от специфики книжного продукта. Примером таких издательств являются <Финансы и статистика>, <Юристъ>, <ЮНИТИ>.
У малых предприятий, только начинающих свою коммерческую деятельность, организационная структура достаточно примитивна, но и в ней должны быть заложены основы для дальнейшего роста и дифференциации.
Конкуренция государственных и коммерческих издательств при выпуске одних и тех же видов литературы показывает, что более приспособлены к рыночным условиям небольшие структуры. Они более подвижны, гибки, быстрее реагируют на изменение конъюнктуры книжного рынка, легче переносят сезонные изменения в объеме реализации продукции, от которых зависит благополучие издательства. Непременным требованием рыночной структуры издательства является универсализм, который включает гибкость структуры, т.е. возможность ее быстрой и безболезненной перестройки, и многопрофильность подготовки сотрудников (наличие у одного специалиста знаний всех или нескольких сторон издательского процесса).
Что касается организационной структуры, то обычно издательство состоит из следующих основных отделов:
· редакции;
· производственный отдел;
· отдел художественного оформления.
Таким образом, вся деятельность издательства, связанная с созданием произведений, редакционной обработкой и художественно-технической подготовкой к изданию, сосредоточена в этих трех отделах. Наряду с основными отделами в издательствах действует ряд обслуживающих отделов: бухгалтерия; отдел материального снабжения; отдел маркетинга и рекламы; отдел реализации; отдел транспортных перевозок; административно-хозяйственный отдел).
Единой организационной структуры, пригодной для всех издательств, не существует, поэтому выбор ее для конкретной фирмы является сложным процессом. Структура формируется руководством издательства и управленческим персоналом в соответствии с общим предназначением, целями, задачами фирмы. Одновременно устанавливается соотношение иерархий и подсистем управления, чтобы издательство функционировало и развивалось как единое целое.
Организация - сложный процесс, требующий от менеджеров учета всех факторов производства и управления. Особенно это касается работы с персоналом, поскольку от правильной расстановки кадров и умелого руководства ими во многом зависит успех бизнеса.
Министерство образования Российской Федерации
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ УПРАВЛЕНИЯ
Институт Инноватики и логистики
Кафедра Стратегический менеджмент
КУРСОВОЙ ПРОЕКТ
по дисциплине: «Информационные технологии управления»
на тему: «Проектирование информационной технологии компании (на примере Издательского дома «Справиздат»)»
Москва 2008
Введение
1. Организационно-экономические особенности деятельности Издательского дома «Справиздат»
1.2 Организационная структура
1.3 Направления совершенствования процесса управления Издательским домом «Справиздат» с точки зрения внедрения новой или совершенствования действующей информационной технологии
2. Задание на проектирование
2.1 Цель разработки проекта
2.3 Перечень проектных мероприятий
3. Проектная часть
3.1.3 Структура системы
3.2.1 Формирование перечня функций проектируемого объекта с декомпозицией по операциям и исполнителям
3.2.2 Построение оперограмм рационализируемых бизнес-процессов проектируемого объекта
3.2.3. Определение трудоемкости выполнения отдельных видов работ
Заключение
Введение
Для принятия эффективных управленческих решений в условиях динамичного развития рыночной экономики предприятию требуется целесообразная система информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся экономическую ситуацию. Тема внедрения информационных технологий является очень актуальной на сегодняшний день, так как хорошее информационное обеспечение это не только залог успешного развития фирмы, но и порой - средство выживания в условиях жесткой конкуренции.
Информационные технологии управления – это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом. Оно может рассматриваться не только в целом, охватывая все функции управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например прогнозированию и планированию, учету и анализу.
В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.
В данной курсовой работе я рассмотрела недостатки в управлении Издательского дома «Справиздат» и предложила вариант устранения этих недостатков при помощи внедрения информационной системы WinPeak: издательство.
1. Организационно-экономические особенности деятельности
Издательского дома «Справиздат»
1.1 Общая характеристика
Издательский дом "Справиздат" является признанным лидером на справочном рынке Москвы и Московской области. За относительно короткий промежуток времени компания прошла путь от выпуска первого районного справочника "Марьино 2000" до создания масштабного Интернет-проекта "Справиздат.ру".
Целью данной компании является выпуск изданий, помогающих фирмам эффективно рекламировать товары и услуги своим непосредственным клиентам, а читателям получать необходимую и достоверную информацию обо всех организациях, расположенных рядом с домом или местом работы.
В данный момент помимо серии "Районы Москвы" и "Города России", издается ежегодный бизнес-каталог "Индустрия" и справочный вестник "Справиздат", который выходит один раз в два месяца.
Успех проектов "Справиздат" объясняется, прежде всего, абсолютной достоверностью информации, собранной из первоисточников. Специальная группа интервьюеров планомерно обходит все дома района и получает данные об организациях. Операторы колл-центра дважды подтверждают актуальность представленной информации, прежде чем она попадет в открытое пользование.
Для организаций реклама в справочнике - это эффективный способ предложить товары и услуги своим непосредственным клиентам. Ведь человек чаще всего выбирает фирму по географическому признаку: то, что ближе к дому и работе. А значит, реклама в справочнике обладает предельно точной областью воздействия.
Партнерами компании "Справиздат" являются как представители малого и среднего бизнеса, так и крупные фирмы, такие как Сбербанк России, Росгосстрах, Ресо-Гарантия, Ингосстрах, Автомир, Инком, Миэль, Союз, Центр-Ювелир, Макдональдс и многие другие.
1.2 Организационная структура
Структуру Издательского дома «Справиздат» можно представить следующим образом:
1.3 Направления совершенствования процесса управления
Издательским домом «Справиздат» с точки зрения внедрения
новой или совершенствования действующей информационной
технологии
· Усовершенствование системы распространения печатной продукции (связано с постоянно увеличившейся клиентской базой компании)
· Разрешение трудностей, связанных со сбором, хранением и анализом больших массивов информации о подписчиках
· Повышение эффективности работы отдела подписки и распространения изданий, количество клиентов которого превышает 200.000;
· Улучшение качества обслуживания клиентов и обработки собираемой информации за счет перехода на автоматизированную работу с большими объёмами данных о подписчиках и целевой аудитории;
· Минимизация возможности возникновения ошибок в процессе работы с информацией, связанных с «человеческим фактором»;
· Организация более качественного контроля за выполнением функций соответствующих служб и подразделений.
2. Задание на проектирование
2.1 Цель разработки проекта
Целью разработки данного проекта является разработка новой информационной технологии объекта на базе рационализации действующих бизнес-процессов, внедрения современных технических и программных средств и коммуникационных систем.
2.2 Основание для разработки проекта
Основанием для разработки проекта являются выявленные в ходе анализа недостатки объекта с точки зрения рациональности информационных технологий. В издательстве «Справиздат» такими недостатками являются:
· Неэффективная работа отдела подписки, связанная со слишком большим количеством клиентов.
· Неэффективная работа отдела распространения продукции (связано с постоянно увеличивающейся клиентской базой компании).
· Возникновение проблем со сбором, хранением и анализом информации о подписчиках и целевой аудитории.
· Множественные ошибки в процессе работы с информацией, связанные с «человеческим фактором».
· Некачественный контроль за выполнением функций соответствующих служб и подразделений.
2.3. Перечень проектных мероприятий
| Недостатки действующей информационной технологии |
Проектные предложения |
Организационно-распорядительная документация |
| Неэффективная и медленная работа с заказчиками, связанная с их большим количеством |
||
| Неэффективная работа отдела распространения продукции (связано с постоянно увеличивающейся клиентской базой) |
Внедрение новой ИТ WinPeak:Издательство |
Трудоемкость выполнения отдельных процедур |
| Отсутствие современных технических средств в объекте |
Обоснование и выбор технических средств |
Перечень технических средств |
| Отсутствие системы обмена информацией в объекте |
Разработка конфигурации и типа ЛВС, маршрута обмена данными в ЛВС, организации управления ЛВС |
Структура ЛВС Схема движения информационных потоков в ЛВС Структура организации управления ЛВС |
2.4 Краткое экономическое обоснование проектных материалов
Предполагаемые затраты на внедрение проектных мероприятий составят:
· На программные средства - 40 тыс. руб.
· Лицензия – 5000 руб.
· Обучение -
8 чел * 10850 = 86800руб.
· Оборудование ЛВС - 50000руб.
Основными источниками окупаемости проекта являются:
· Увеличение объема продаж в связи с усовершенствованием отдела распространения
· Увеличение количества подписчиков за счет автоматизации процессов подписки, решением проблем, связанных с огромным количеством контактов, заказов, платежей
3. Проектная часть
3.1 Описание системы WinPeak:Издательство
3.1.1 Общая информация о системе
WinPeak:Издательство – это информационная система для автоматизации процессов подписки и распространения, управления взаимоотношениями в издательствах, разработанная на базе универсальной программной платформы WinPeak CRM. Она включает в себя автоматизацию маркетинговых воздействий, управление клиентской базой, управление контактами, заказами, платежами, рекламациями клиентов. Система предназначена для автоматизации работы типографий, издательских домов, распространителей печатной прессы, рекламных агентств.
Внедрение системы WinPeak:Издательство обеспечивает снижение затрат на взаимодействие с клиентами, повышение качества их обслуживания, повышает эффективность работы персонала.
Внедрение системы позволяет:
Руководителям:
· Получать информацию для оперативного планирования и контроля.
· Принимать управленческие решения в рамках своих функций
· Оптимизировать процессы управления
Специалистам ИТ:
· Видоизменять данную систему обеспечения максимальной отдачи от использования с помощью пакета WinPeak SDK.
Сотрудникам:
· Сосредоточиться на основных производственных функциях.
· Повысить эффективность работы за счет полной автоматизации выполняемых задач.
Основные процессы, подлежащие автоматизации:
Работа с базой данных клиентов:
· Автоматизация ведения контактов, адресов, реквизитов, истории взаимоотношений, специализации фирм-клиентов.
· Соответствие справочника адресов всероссийским общепринятым базам данных
· Управление платежами и движением денежных средств.
Работа с базой распространяемой продукции:
· Формирование лотов и серий лотов продукции издательств.
· Ведение плана выхода изданий.
· Учет артикулов на складе.
Автоматизация следующих аспектов работы с заказами:
· Прием и обработка различных типов заказов на продукцию издательств
· Гибкая система работы с адресами доставки (на юр. лицо. физическое лицо, контакт и т.д.)
Взаимодействие сотрудников:
· Обеспечение полной прозрачности и согласованности работы служб маркетинга, продаж и сервисного обслуживания клиентов с возможностью полного контроля эффективности их работы.
· Удаленная работа пользователей.
· Разделение функционала по уровню доступа пользователей
· Генерация отчетов и статистики о деятельности сотрудников и всей компании за определенный период по различным параметрам.
В результате внедрения многофункциональной системы WinPeak:Издательство компания получает следующие возможности:
· Настраиваемость системы под конкретные бизнес-процессы и открытость для сторонних разработчиков. Администрирование системы
· Интеграция с 1С:Предприятие и Outlook. Импорт/экспорт информации в иные программы (Excel и т.д.)
· Формирование планов выхода изданий.
· Автоматизация работы с заказами наложенным платежом и с одновременной оплатой, а также с заказами с выставлением счета и последующей оплатой.
· Поддержка наличного и безналичного типов платежей.
· Изменение содержимого заказов (переоформление) в любой момент времени с контролем текущего исполнения. Возможность блокировки и разблокирования любого количества позиций заказов в области маркетинга:
· Более быстрый выход на рынок с новыми предложениями.
· Изменение (расширение или повышение качества) целевой аудитории в соответствии с бизнес - стратегиями за счет проведения целенаправленного маркетинга.
· Проведение эффективных целевых маркетинговых кампаний с полным контролем всех параметров (аудитории, бюджета, рекламных материалов и т.д.), а также их эффективности (ROI – маркетинг).
· Управление ценами, составление и изменение прайс-листов и маркетинговых программ (различных правил предоставления скидок).
в области продаж:
· Стандартизация основных процессов в области взаимодействия с клиентами. Единая методология ведения продаж.
· Целостное представление о клиентах холдинга. Наличие всей необходимой информации для оперативного взаимодействия (история контактов, данные о текущих и прошлых сделках, история платежей).
· Закрепление клиентов за менеджерами по продажам.
· Хранение/редактирование информации о контактах в единую базу данных с фиксированием обсуждаемых вопросов и результатов контактов.
3.1.2 Основные преимущества системы
К основным преимуществам технологии WinPeak:издательство можно отнести:
Широкие функциональные возможности - в систему внесены максимальное количество функций, обеспечивающих информационную поддержку и облегчающих взаимодействие с клиентами
Гибкость и настраиваемость - система позволяет на этапе внедрения настроить ее до точного соответствия вашим требованиям, изменить состав информации и правила работы с ней, добавить любые нововведения.
Быстрое внедрение - за счет донастройки на основе готовой конфигурации, быстрого обучения на основе унифицированного интерфейса и подробных инструкций, удобной системы установки и обновления продукта, не требующей специальных знаний.
Современные технологии и разумная стоимость - система позволяет работать операторам в локальной сети и через Интернет, под различными операционными системами Windows 2000/XP, с различными типами СУБД - для крупных компаний Oracle, MS SQL для небольших и локальная версия на 1 рабочее место.
3.1.3 Структура системы
Система состоит из двух частей - серверная (Коммуникационный центр) и клиентская (собственно Универсальное рабочее место).
Коммуникационный центр устанавливается на сервере (для небольших компаний Коммуникационный центр может устанавливаться на локальном рабочем месте) и обеспечивает прием информации от внешних источников, таких как факс, телефон, электронная почта, и распределение ее между операторами системы. Правила распределения настраиваются и могут учитывать такие параметры как: организационная структура компании, свободные от контактов в текущий момент сотрудники, время суток и т.д. Количество и тип источников информации могут быть дополнены по желанию заказчика (например, информация о производственных процессах из систем заказчика). Передача информации в внешний мир - отправка электронной почты, факсов, SMS-сообщений, набор номера для исходящего звонка также осуществляется коммуникационным центром.
Универсальное рабочее место устанавливается у каждого пользователя системы и обеспечивает авторизацию пользователя, получение сообщений коммуникационного центра, доступ к просмотру и изменению информации. В зависимости от прав пользователя ему будет доступен тот или иной набор информации. Для каждого отдела (или пользователя) возможно составить свой набор информации, который будет виден только ему, или наоборот, всем остальным пользователям.
Вся информация сгруппирована по типам и отображается в виде дерева. К таким группам относятся, например: Незавершенные действия (включает в себя все текущие действия по типам), Завершенные действия (архив), Список контактов, Список напоминаний, Список клиентов и т.д. Если возникает событие, требующее внимания оператора, такое как звонок, факс или электронная почта, будет показано привлекающее внимание окно, где можно подтвердить прием события - тогда звонок переведется на ваш локальный телефон, а факс и электронная почта покажет экран просмотра, и появится экран создания действия, или отказаться от него, тогда событие уйдет следующему свободному пользователю.
WinPeak CRM обеспечивает несколько уровней настройки ситемы:
· Уровень пользователя
· Уровень администратора
· Уровень аналитика
· Уровень программиста
На пользовательском уровне система предоставляет возможность выбора элементов меню, видов и сортировки списков объектов, показа объектов информации, фильтров и средств поиска - всего что может сделать работу пользователя удобнее.
На уровне настройки администратором обеспечивается возможность регистрации пользователей системы, определения их прав (ролей), настройки правил перераспределения контактов и другие функции для обеспечения работоспособности и информационной безопасности системы.
На уровне настройки аналитиком система предоставляет возможность настройки объектов системы с точки зрения бизнес-объектов и бизнес-процессов компании. Предполагается что лицо, осуществляющее такую настройку не является программистом такие функции, как формирование представления карточки клиента можно сделать с помощью пользовательского интерфейса, без написания программного кода.
На уровне настройки программистом обеспечивается возможность реинжиниринга либо создания новых структур данных, элементов интерфейса, логики работы программы. Программист получает описание структур данных, коды стандартной версии программы, средства визуальной разработки и библиотеку компонентов.
3.2 Разработка функциональной модели объекта
3.2.1 Формирование перечня функций проектируемого объекта с
декомпозицией по операциям и исполнителям
Таблица 1. Состав функций компании «Справиздат» по операциям и исполнителям
| Виды функций по положениям и другим нормативным материалам |
Фактически выполняемые функции |
Состав процедур (операций) по функциям |
Основные документы |
Исполнители |
| Взаимодействие с клиентами |
Управление контактами. Обработка запросов на подписку |
1) Поддержание отношений со старыми клиентами; поиск новых; работа с базой данных |
Должностная инструкция; база данных с информацией о клиентах |
Менеджер телефонных продаж |
| 2) Прием заявлений на подписку, их распределение, обработка |
Должностная инструкция; копия заявления; договор о соглашении сторон на сотрудничество |
Специалист по работе с клиентами |
||
| Обеспечение продаж продукции |
Полный обзор информации о клиенте. Управление заказами. Отслеживание конкурентов. Регулирование процесса продажи. Управление маркетингом. Реклама |
1) Преставление контактной, деловой информации, истории взаимоотношений, особенностей клиента и тд. |
База данных с информацией о клиенте |
Старший менеджер по работе с клиентами |
| 2) Формирование продаж на основании заказов, управление выполнением |
Статистика заказов за предыдущий период |
Менеджер по продажам |
||
| 3) Сегментация клиентов, телефонные опросы, маркетинговые кампании, e-mail рассылки, |
Должностная инструкция, база данных с информацией о клиентах |
Менеджер по работе с клиентами |
||
| 4) Анализ маркетинговой кампании |
Статистики заказов за предыдущие периоды; официальные сведения о ценах, инфляции |
Руководитель маркетингового отдела |
||
| Должностная инструкция; договор о соглашении сторон на сотрудничество |
3.2.2 Построение оперограмм рационализируемых бизнес-
процессов проектируемого объекта
Таблица 2. Оперограмма процесса выполнения процедуры «обеспечение продаж нового продукта»
| Перечень операций |
Подразделения и исполнители |
Трудоемкость, |
Периодичность выполнения процедуры (раз в месяц) |
Использование технических средств |
||||||||
| Отдел продаж |
Организационный отдел |
До внедрения технологии |
После внедрения технологии |
|||||||||
| Начальник отдела продаж |
Подотдел управления процессом продажи |
Подотдел управления заказами |
Руководитель организационного отдела |
Подотдел разработки новых продуктов |
Подотдел маркетинга |
|||||||
| ПК, Интернет |
||||||||||||
| Подготовка и проведение маркетинговых опросов |
||||||||||||
| ПК, Интернет |
||||||||||||
| Анализ маркетинговой кампании |
||||||||||||
| Разработка продукта, соответствующего требованиям рынка |
||||||||||||
| Создание планов продаж для менеджеров по продажам |
||||||||||||
| Обработка обращений подписчиков |
||||||||||||
| Ведение учета продаж и сделок с клиентами |
||||||||||||
| Анализ маркетинговой кампании с учетом продаж |
||||||||||||
| Анализ операционной деятельности компании |
||||||||||||
| Анализ продаж и конкурентоспособности компании |
ПК, Интернет |
|||||||||||
На основе данной оперограммы можно сделать следующие выводы:
1) Наиболее трудоемкими операциями являются рассылка рекламы и ведение учета продаж и сделок с клиентами
2) Дублирование операций: маркетинговый отдел вынужден дублировать операцию анализа кампании
Данный процесс упростится, если внедрить в компанию информационную систему Winpeak:издательство на базе программной платформы WinPeak CRM, с помощью которой затраты времени на рекламу и учет продаж значительно сокращаются; исключается дублирование операций.
3.2.3 Определение трудоемкости выполнения отдельных видов
работ
Таблица 3. Затраты времени по проектируемой технологии
Таблица 4. Трудоёмкость и периодичность выполнения отдельных процедур
| Процедура |
Трудоёмкость |
Периодичность, раз в день |
||||
| До внедрения проекта |
После внедрения проекта |
|||||
| Ввод наименования товара |
||||||
| Формирование запроса |
||||||
| Определение запрашиваемой цены |
||||||
| Определение подходящего варианта |
||||||
| Распечатка и подписание договора |
||||||
| Определение последующих сроков оплаты |
||||||
| Автоматическое сохранение клиента в базе данных |
||||||
3.3 Экономическое обоснование проектных мероприятий
Таблица 5. Экономическое обоснование проектных мероприятий
| Направления совершенствования работы объекта |
Расходы, руб |
Итого, расходы, руб. |
Ожидаемые результаты, руб |
||
| Прогр. средства |
Обслуж. персонал (год. ФЗП) |
||||
| Снижение затрат времени на обработку заказов и работу с клиентами в целом |
Pentium-II, 300 МГц, 64 Мб RAM, HDD 6,4 Гб |
WinPeak: Издательство |
5 менеджеров, |
Увеличение скорости среднесуточного оборота за счёт привлечения новых клиентов на 10 % в день, что сост. 3000. ежедневно |
|
| 3000*360=1080000 |
|||||
| Улучшение качества и скорости оформления работы типографического и полиграфического отделов |
HP LaserJet 1100 |
Microsoft Office 2000 |
2 служащих, |
Повышение престижа фирмы |
|
| Улучшение условий работы специалистов |
Мониторы Sony, 15”, TCO-99 |
Снижение утомляемости и, как следствие, повышение производительности труда |
|||
| Возможность срочного переоформления заказов по просьбе клиента |
WinPeak: Издательство (стоимость уже учтена) |
1 операционист, 10000 руб |
Цена услуги: 150 руб Кол-во операций: 15 в день |
||
| 150*15*360=810000 |
|||||
Через 9 месяцев и 10 дней средства вложенные в данный проект окупятся
Заключение
В данном курсовом проекте я проанализировала возможность усовершенствования управления работой Издательского дома «Справиздат» при помощи внедрения новой технологии WinPeak:издательство на базе программной платформы WinPeak CRM.
Внедрённое решение повысит эффективность управления всем комплексом взаимоотношений с клиентами и позволит автоматизировать многие рутинные операции, связанные с обработкой данных о клиентах. Система способна легко справляться с текущим объемом обращений клиентов, а также имеет большой запас прочности на будущее за счёт гибкости и масштабируемости программной платформы WinPeak CRM.
Кроме базовых задач, связанных с управлением непосредственно процессами подписки и распространения, у сотрудников издательства появляется возможность сэкономить время на выполнение таких типовых действий, как дозвон до клиента, поиск контактной информации, формирование документов, групповые операции - рассылка адресных посланий по электронной почте, по факсу.
Таким образом, в данном курсовом проекте, мною было наглядно доказано, что эта система отвечает всем требования издательства и позволяет устранить максимально возможное количество недостатков и сложностей в управлении компанией.
Внутренняя среда издательства включает в себя ряд составляющих, каждая из которых характеризует определенную функциональную область и представляет собой относительно самостоятельную подсистему организации: производство, персонал, организация управления, маркетинг, финансы и учет. Содержание этих подсистем можно описать следующим образом:
- o производство - объем и состав выпуска издательской продукции, обеспечение выпуска бумагой и материалами, система контроля движения бумаги, материалов, продукции, издержки и качество процесса производства, контроль качества продукции;
- o персонал - структура, количество, квалификация, уровни управления, качество руководства, фирменная культура, система коммуникации, имидж издательства;
- o организация управления - организационная структура издательства, структура управления, квалификация управляющего персонала;
- o маркетинг - распространение издательской продукции, доля рынка, доступность информации о рынке, каналы сбыта, бюджет маркетинга, репутация товара, стимулирование сбыта, реклама; ценообразование;
- o финансы и учет - финансовая устойчивость и платежеспособность издательства, прибыльность и рентабельность продукции, собственные и заемные средства, система учета движения финансов, формирование бюджета издательства, планирование прибыли.
Ключевым параметром внутренней среды издательства является его организационная структура. Она представляет собой совокупность основных, вспомогательных, обсуживающих и управленческих процессов. В ходе основных процессов создается конечный продукт, а вспомогательные и обслуживающие процессы обеспечивают условия для нормального течения основных. Управленческие процессы служат нормализации хода самого производства и функционирования организации.
Организационная структура издательства должна соответствовать содержанию издательского процесса, способствовать выпуску книг высокого качества и по приемлемой для рынка цене. Делится она на взаимосвязанные части: редакционную, художественно-оформительскую, производственную, экономическую и маркетинговую.
Организационные структуры издательств разнородны, но все же можно выделить несколько типовых, к которым в основном сводятся возможные варианты.
Функциональная структура подразумевает деление издательства на отдельные блоки, имеющие свои конкретные функции: редакционный, производственный, маркетинговый, финансово-экономический и др. Возглавляет такую структуру директор, а отдельные блоки возглавляют менеджеры (управляющие, начальники). Как правило, подобная структура наиболее приемлема для малых и средних издательств, при небольшом объеме выпуска и при однородном характере выпускаемой литературы. У крупных же издательств, с их значительным ассортиментом и широким спектром выпускаемой продукции, строго функциональная структура может привести к внутренним противоречиям, связанным с практическим обособлением отдельных видов деятельности и их относительно самостоятельным развитием в рамках организации. Кроме того, строго функциональная структура усложняет управленческие процессы, поскольку исполнители в функциональных подразделениях могут одновременно получать указания различных руководителей. Так что строго функциональная структура применяется обычно в сочетании с линейной структурой и образует линейно-функциональную организационную структуру. Таковой является, например, структура издательства, приведенная на рис. 4. В подобных структурах соотношение между линейными и функциональными связями определяет меру сочетания управления, распределенного по функциям, и общего управления, охватывающего весь функционал организации. Линейно-функциональная структура является традиционной, и вряд ли какая организация миновала ее в своем развитии. Однако она не способна адекватно реагировать на динамично меняющуюся ситуацию во внутренней или внешней среде. Связано это со сложностью межфункциональной координации.
При наличии товарной структуры, которая используется при широкой номенклатуре продукции, в издательстве создаются соответствующие отделения (например, справочной литературы, учебников и т.д.), а полномочия по издательской и маркетинговой деятельности передаются управляющему, который и отвечает за выпуск данного вида изданий. Руководители вспомогательных служб (маркетинговой, производственной и др.) отчитываются по этим изданиям перед таким управляющим. Организационная структура при этом позволяет в крупном издательстве уделять конкретным видам изданий столько же внимания, как и в специализирующихся на этих изданиях фирмах. К преимуществам подобной организации следует отнести возможность повседневного контроля затрат и исполнения графика прохождения издания в производстве. Недостатки связаны с неизбежным дублированием работ (по товарам и товарным группам и по организации в целом) и соответствующим увеличением затрат, а также с проблемой координации деятельности подразделений в рамках единой структуры.
Рыночная организационная структура целесообразна в тех издательствах, где широк спектр выпускаемых изданий, ориентированных на различные группы потребителей. Некоторые крупные издательства имеют специальные отделения по выпуску, например, детской, справочной, учебной или какой-либо иной литературы. Такие отделения действуют в составе издательства как фактически независимые компании, имеющие свою внутреннюю структуру с отделами и службами, в том числе финансовыми. Кроме того, рыночная структура используется при производстве однородной продукции, предназначенной для реализации на разных рынках, с разными требованиями и характеристиками.
Возможно и создание региональных организационных структур издательств, что в известной мере является развитием рыночной структуры. Здесь главной особенностью становится наличие большого ареала сбыта. Региональные структуры характерны главным образом для издательств общенационального масштаба, а также для транснациональных фирм и компаний, таких, например, как германский издательско-полиграфический концерн "Бертельсман". Подобная организация позволяет учитывать те или иные региональные условия (язык, традиции, законы, обычаи, особенности покупательского спроса) для успешного ведения бизнеса.
Но все же главным в организации работы любого издательства является учет специфики самого издательского процесса, его стадий, к числу которых следует отнести: планирование выпуска, работу с автором и рукописью, оформление издания и подготовку его к полиграфическому воспроизведению, размещение заказа на полиграфическом предприятии, контроль и приемку тиража; реализацию готового тиража.
Таким образом, можно выделить три основные структурные части издательства: редакционную, производственную и службу реализации (по сути, в тех организационных структурах, о которых мы говорили выше, эти части в обязательном порядке присутствуют, просто в разной соподчиненности). Наряду с ними во многих издательствах существуют вспомогательные (обслуживающие) отделы: бухгалтерия, юридическая служба, наборные участки, компьютерные службы, отделы художественного оформления и др.
Приведенная на рис. 4 структура относится, как мы уже отмечали выше, к линейно-функциональным организационным структурам, основу которых составляют вертикально ориентированные функциональные подсистемы (заместитель руководителя (руководитель службы) - функциональные структуры (отделы) различного уровня). К достоинствам такой структуры можно отнести понятную систему единоначалия, четкую систему соподчинения, взаимосвязей и ответственности, а также достаточно оперативную реакцию на управленческие команды. Однако при этом вполне могут возникать проблемы, связанные с обеспечением качества выпускаемой издательской продукции. Фактическая разобщенность подразделений и избыточная нагрузка на управленческий персонал верхнего уровня в части решения текущих проблем в ущерб вопросам стратегического планирования, а также отсутствие единых для всех подразделений критериев эффективности работы не позволяют должным образом контролировать важнейшую в современных условиях составляющую деятельности - обеспечение качества.
Организационная структура издательств не стабильна, поскольку подвержена воздействию внутренних и внешних факторов, таких как изменение издательской политики или конъюнктуры книжного рынка. В частности, за последние годы существенно возросло значение уровня издательской специализации, ведь для большого числа издательств именно узкая специализация становится едва ли не единственным способом выживания в условиях доминирования на рынке ограниченного числа крупных универсальных издательств. Но и крупные издательства учитывают этот фактор, выстраивая свой бизнес по так называемому нишевому принципу, когда внутри издательства выделяются дивизионные направления (например, художественной литературы, профессиональной литературы, досуговой литературы), а внутри направлений создаются нишевые редакционные группы (например, женского романа, детектива, фантастики). Таким образом, за счет специализации фирмы в целом или ее редакционных подразделений издательства приближаются к потребителю, получают возможность полнее удовлетворять его потребности.
Рис. 4. Примерная структура издательства
Очевидно, что структура издательства, особенно малого или среднего, формируется под воздействием таких факторов, как объем выпуска, специализация издательства, квалификация сотрудников. При этом всегда следует учитывать, что условия рынка определяют некоторые допустимые рамки в соотношении объема выпуска и числа занятых в издательстве работников. В литературе обычно приводится показатель соотношения "3-10", т.е. на каждого штатного сотрудника издательства должно приходиться от трех до десяти выпущенных в месяц книг. В этом случае экономические показатели работы издательства теоретически должны быть относительно стабильными. Кроме того, эмпирически установлено, что отношение числа руководителей высшего звена к общему числу работников в крупных издательствах должно быть меньше, чем в средних и малых издательствах. Однако поскольку книга является интеллектуальным товаром, а само книгоиздание - процессом творческим, опора на любые, даже самые выверенные, количественные показатели без оценки их качественного наполнения может оказаться ошибочной.
Общая схема подготовки и выпуска издательской продукции, будь то книги, газеты или журналы, состоит из редакционно-издательской подготовки авторских оригиналов и передачи для воспроизведения этих оригиналов на полиграфические предприятия.
Автор произведения должен обратиться в издательство с просьбой издать его работу. Издательство при наличии свободных производственных мощностей принимает у автора оригинал, составляет соответствующий договор и осуществляет работу, связанную с подготовкой авторского оригинала и передачей его для полиграфического воспроизведения в типографию.
Прежде всего издательство производит редакционно-техническую подготовку авторского оригинала к воспроизводству на полиграфическом предприятии, заключающуюся в выборе формата издания, шрифтов, расположения элементов издания, работе с автором и т.п. После подготовки издательского оригинала издательство передает его в типографию. Требования, предъявляемые к авторским и издательским оригиналам, регламентированы государственными и отраслевыми стандартами, например, ГОСТ 7.89-2005 «Оригиналы авторские и издательские», ОСТ 29.106-90 «Оригиналы изобразительные для полиграфического репродуцирования. Общие технические требования» и др.
Общий перечень редакционно-издательской обработки авторского оригинала включает:
Работу над композицией произведения;
Работу над содержанием;
Выбор и согласование формата издания;
Выбор шрифтов;
Редакционно-техническое оформление формул, таблиц;
Оценку и редактирование иллюстраций и т.д.
Для выполнения всех работ, обеспечивающих высокое качество издательского оригинала и сопровождение типографских работ, требуется достаточно развитая производственная структура.
На рисунке 3.2. представлена обобщенная типовая схема крупного издательства, осуществляющего редакционную обработку книжно-журнальной, картографической и другой издательской продукции.
С целью повышения качества книжно-журнальной продукции издательство производит редактирование авторского оригинала.
После обработки авторского оригинала издательство заключает с типографией договор на полиграфическое воспроизведение издания и передает в типографию издательский оригинал . Издательство осуществляет сопровождение и контроль по изготовлению тиража заказа. Изготовленный тираж заказа после контроля качества и бухгалтерских расчетов передается издательству, выступающему в роли заказчика
В прежней практике авторский оригинал, как правило, предоставлялся в виде машинописных листов на формате А4. Редактор работал с таким оригиналом и после обработки и оформления соответствующей документации передавал издательский оригинал на полиграфическое предприятие для изготовления тиража.
В настоящее время в связи с введением в технологические процессы полиграфического производства цифровых технологий автор чаще всего предоставляется оригинал в редакцию на СD-диске с приложением распечатки на принтере.
Развитие практики цифровых технологий позволяет передавать в типографию издательский оригинал на компакт-диске (с приложением распечатки). Изготовление издательского оригинала в цифровом виде требует оснащения издательских структур соответствующими цифровыми издательскими системами (ЦИС) и осуществляется по схеме, представленной на рисунке 3.3.
Рис. 3.3. Общая схема изготовления издательского оригинала
на электронном носителе
Преобразования, произошедшие в полиграфической промышленности после 90-х годов прошлого века, привели к резкому изменению структуры заказов полиграфической продукции. Прежде всего, следует отметить, что основная масса книжных издательств оказалась в Москве. На остальной территории России книжные издательства либо прекратили свое существование, либо сократились настолько, что перестали работать с крупными заказами. Тем не менее осталось большое количество мелких заказчиков, интересы которых, как правило, ограничивались региональными проблемами. Тиражи таких заказов редко превышали 1–2 тысячи экземпляров. Кроме того, на территориях регионов произошло увеличение предприятий малого бизнеса. Продукция этих предприятий стала нуждаться в упаковке, расширились потребности в рекламе. На фоне снижения тиражей центральных газет, печатаемых в региональных типографиях, увеличилось общее количество периодических изданий. Таким образом, общее количество заказчиков, нуждающихся в редакционно-технической подготовке печатной продукции существенно возросло.
Для удовлетворения потребностей в редакционно-технической подготовке печатной продукции (не только книжно-журнальной и периодической, но и этикеточно-упаковочной) типографии стали формировать свои редакционно-издательские подразделения. При наличии редакционно-издательских отделов типографии стали выполнять для заказчиков полный комплекс услуг по подготовке и печатанию заказов, не заставляя их бегать по городу в поисках организаций, выполняющих редакционную подготовку заказов. Такое построение структуры производства позволило типографиям не только не потерять заказчиков, но и расширить клиентуру, тем самым улучшив экономические показатели предприятия. Подобные полиграфические предприятия стали называться «издательско-полиграфическими комплексами», или ИПК.
С другой стороны, в это же время, учитывая дефицит в оказании редакционно-издательских услуг, стали создаваться малые редакционные центры, которые производили редакционно-техническую подготовку заказов, оказывая услуги мелким заказчикам. После получения подготовленного издательского оригинала заказчик обращался в типографию, где ему печатали тираж заказа. Со временем издательские структуры такого рода стали понимать, что, выполняя роль промежуточного звена, они теряют деньги. Наиболее предприимчивые руководители этих малых редакционных предприятий постепенно стали приобретать полиграфическую технику, тем самым не упуская заказчика и получая дополнительную прибыль. Предприятия этого направления со временем стали называться «редакционно-издательскими центрами» – РИЦ.
В настоящее время обе формы таких предприятий объединены общими целями – обеспечить заказчика, имеющего намерение получить полиграфическую продукцию полным комплексом услуг. На рисунке 3.4 представлена общая схема построения структуры ИПК и РИЦ.
Рис. 3.4. Новые формы структурного построения взаимоотношений
«заказчик – редакция – типография»
