Организации регулярно выдают своим сотрудникам подотчетные средства. Эти деньги работники тратят на хозяйственные нужды – командировочные, почтовые расходы, покупку канцелярских товаров, основных средств. Документ, в котором отражаются расходы подотчетных лиц, называется авансовый отчет. Как сделать авансовый отчет в 1С 8.3 Бухгалтерия по шагам? Как оформить суточные в авансовом отчете в 1С 8.3? На эти вопросы мы ответим в статье.

Читайте в статье:

Авансовый отчет составляют на каждого сотрудника, которому выданы деньги под отчет. Он состоит из двух разделов.

В первом можно увидеть:

сумму задолженности на момент оформления отчета либо организации перед сотрудником (перерасход), либо сотрудника перед компанией;
сколько денег выдано по авансовому отчету;
общую сумму расхода по авансовом отчету;
остаток задолженности по подотчетнику.

Во втором разделе можно детально посмотреть, на что были потрачены деньги подотчетником. Сделать авансовый отчет в 1С 8.3 можно в 4 шага.

Шаг 1. Откройте в окно «Авансовые отчеты» в 1С 8.3

Зайдите в раздел «Банк и касса» (1) и нажмите ссылку «Авансовые отчеты» (2).

В открывшемся окне вы увидите список всех авансовых отчетов. Для создания нового авансового отчета нажмите кнопку «Создать» (3).

Откроется окно для формирования авансового отчета. Оно выглядит так:

Шаг 2. Заполните основные реквизиты авансового отчета в 1С 8.3

В верхнем разделе авансового отчета заполните поля: «Организация» (4), «Подотчетное лицо» (5), «Склад» (6). Склад заполняют, если подотчетник приобретал товарно-материальные ценности или основные средства.

Шаг 3. Заполните расходные разделы авансового отчета

«Авансы». Здесь отразите суммы, выданные сотруднику под отчет;
«Товары». Эта вкладка предназначена для учета купленных товаров;
«Возвратная тара». Вкладка заполняется, если подотчетное лицо получило от поставщика возвратную тару;
«Оплата». Эту вкладку используйте, если подотчетник заплатил поставщику за товар;
«Прочее». В этой вкладке отражаются командировочные, почтовые, транспортные и прочие расходы, не отраженные в других вкладках.

Расскажем о заполнении этих вкладок подробнее.

Авансы

Во вкладке «Авансы» (8) отразите выданные подотчетнику суммы. Для ее заполнения в поле «Документ аванса» выберите из списка нужный расходный кассовый ордер. Сумма аванса заполнится автоматически.

Товары

Если подотчетник приобрел товары или материалы, то отразите их наименование и стоимость во вкладке «Товары» (9). В поле «Документ (расхода)» впишите вид документа, по которому получены ценности, его номер и дату. В поле «Номенклатура» укажите наименование товаров или материалов, которые приобрел подотчетник по этой накладной. Заполните также поля «Количество» и «Цена». Данные для поля «Сумма» авансового отчета, 1С 8.3 посчитает сама. «Счет учета» 1С 8.3 определит автоматически, в зависимости от вида приходуемой номенклатуры (товар, материалы, основные средства).

Оплата

Если подотчетное лицо оплатило товар или услуги из подотчетной суммы, то заполните вкладку «Оплата» (10) авансового отчета в 1С 8.3. В поле «Документ (расхода)» укажите вид документа, который был оплачен. В поле «Контрагент / договор» выберите поставщика и укажите реквизиты договора с ним. В «Содержание» впишите назначение оплаты, например, «Оплата за аккумуляторные батареи». В поле «Погашение задолженности» выберите, по какому документу сделана оплата. Также укажите сумму оплаты (поле «Сумма»).

Прочее

Вкладку «Прочее» (11) авансового отчета в 1С 8.3 заполняйте, если подотчетное лицо отчитывается по командировке, а также транспортным, почтовым и прочим расходам, не отраженным в предыдущих вкладках. Аналогично предыдущим вкладкам заполните «Документ расхода». В поле «Номенклатура» выберите расходы, за которые отчитывается подотчетник, укажите сумму расхода (поле «Сумма»). Поле «Счет затрат» авансового отчета, 1С 8.3 заполнит автоматически.

Шаг 4. Сохраните и распечатайте авансовый отчет из 1С 8.3

После заполнения всех полей авансового отчета в 1С 8.3, вы можете провести и распечатать авансовый отчет. Нажмите кнопку «Провести» (12). Теперь в учете есть бухгалтерские записи по авансовому отчету. Для того чтобы распечатать документ, нажмите кнопку «Печать» (13).

Документ «Командировка» в 1С ЗУП 8.3 служит для расчета и начисления оплаты командированным сотрудникам по среднему заработку, а также для правильного отражения рабочего времени. Журнал документов «Командировка» доступен как в разделе «Кадры», так и в разделе «Зарплата».

Чтобы оформить командировку на сотрудника, нажимаем кнопку «Создать». В документ заносим данные: месяц начисления, сотрудника, дату документа, даты начала и окончания командировки, при необходимости ставится флаг освобождения ставки на период отсутствия сотрудника.

После выбора сотрудника и периода командировки программа автоматически, без дополнительных команд рассчитывает средний заработок сотрудника (исходя из имеющихся в 1С ЗУП данных), сумму начисленных командировочных и удержанного НДФЛ. Эти данные отображаются на вкладке «Главное».

В поле «Выплата» нужно путем выбора из выпадающего списка указать, как будут выплачены сотруднику командировочные – с зарплатой, с или в межрасчетный период (то есть отдельной выплатой). Здесь же указывают дату выплаты.

По умолчанию средний заработок рассчитывается за 12 месяцев. Чтобы взять для расчета другой период, необходимо нажать ссылку «Изменить» рядом с полем среднего заработка. Откроется форма «Ввод данных для расчета среднего заработка», в которой следует поставить отметку о расчетном периоде – «Задается вручную», указать нужный период и нажать «Перечитать». Средний заработок будет пересчитан, для сохранения нужно нажать «ОК».

Начисленные командировочные отражены на вкладке «Начислено подробно». Здесь при необходимости можно вручную изменить сумму (в отличие от вкладки «Главное», где сумма недоступна для изменения).

Если сотрудник командирован в один из районов, работа в которых дает право на льготный пенсионный стаж, то следует открыть вкладку «Стаж ПФР» и в поле «Территориальные условия» выбрать нужное значение.

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

На вкладке «Дополнительно» указывают информацию о командировке – город и организацию назначения, источник финансирования, основание и цель, количество дней в пути.

Документ «Командировка» проводят обычным образом. В документе предусмотрен вывод на печать приказа о направлении в командировку (форма Т-9), командировочного удостоверения (Т-10), служебного задания (Т-10а), а также расчета среднего заработка и начислений.

Начисление и расчет командировочных в 1С ЗУП

Если мы создадим и заполним документ « » за месяц, то увидим, что командировки в нем отсутствуют. Это происходит потому, что начисление оплаты по среднему заработку (командировочных) в программе выполняет сам документ «Командировка», повторное начисление не требуется.

В оплата командировки отражена:

Выплата командировочных

Если в документе 1С ЗУП «Командировка» на вкладке «Главное» была выбрана выплата «С зарплатой» или «С авансом», то при создании и автоматическом заполнении общей ведомости на зарплату или аванс программа включит в нее и командировочные.

Если была выбрана выплата «В межрасчетный период», ее тоже можно оформить автоматически. Это можно сделать двумя способами.

1) В документе «Командировка» нажать кнопку «Выплатить»:

Откроется заполненная форма «Выплата начисленной зарплаты», содержащая данные о выплате командировочных. В ней указан документ выплаты – ведомость в кассу или в банк, в зависимости от существующих настроек по организации и по конкретному сотруднику. По кнопке «Изменить» можно при необходимости отредактировать ведомость.

По кнопке «Провести и закрыть» ведомость будет проведена.

2) Другой способ отражения выплаты командировочных в межрасчетный период – создать новую , в поле «Выплачивать» выбрать «Командировки», по ссылке указать один или несколько документов-оснований – «Командировка». Суммы выплат будут заполнены автоматически. Затем оформить выплату как обычно.

Оформление командировки на группу сотрудников

Для того чтобы в 1С ЗУП 8.3 «отправить» в одну командировку несколько человек, следует в журнале командировок нажать «Создать Т-9а»:

Будет создан документ «Командировка группы», в который нужно занести строки и указать в каждой из них сотрудника, период командировки и время в пути, место назначения, цель, источник финансирования:

Отправка работника предприятия в командировку начинается с приказа директора. Сотрудника ставят об этом в известность, и, если договоренность достигнута, приказ передается в бухгалтерию (порядок операций на разных предприятиях может быть другим).

В бухгалтерии выписывается командировочное удостоверение (на основании приказа директора). Эти документы в типовой конфигурации 1С 8.3 «Бухгалтерия предприятия 3.0» не оформляются.

В программе 1С оформление командировки начинается с выдачи денег в подотчет.

Выдача командировочных в 1С 8.3

Как правило, деньги выдаются из кассы. Выдача при этом оформляется « «. Хотя в последнее время средства можно перечислить банковским платежом на карточку сотрудника. При этом создается документ « «.

Сумма изначально рассчитывается приблизительно, исходя из предполагаемых расходов:

проезд;
проживание;
суточные;
прочее.

Для получения денежных средств в подотчет сотрудник должен написать заявление, где указывается сумма и цель расходов. В нашем случае это командировочные расходы.

Рассмотрим оформление выдачи аванса на примере «Расходного кассового ордера».

Сразу нужно установить вид выдачи (вид операции) «Подотчетному лицу». Затем заполняем реквизиты:

организация (если их несколько в базе данных);
получатель;
сумма;
в расшифровке реквизитов печатной формы укажите номер заявления сотрудника.

В комментарии можно указать, что это выдан аванс на командировку:

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Теперь документ можно провести и посмотреть проводки по выдаче командировочных, которые 1С Бухгалтерия 8.3 сформирует:

За сотрудником возникла задолженность, за которую он должен отчитаться.

Отчет сотрудника за командировочные расходы

По возвращении из командировки сотрудник обязан отчитаться за потраченные деньги. Для этого в 1С 8.3 служит документ « «.

Создается «Авансовый отчет» в том же разделе, где и «Кассовые документы».

В форме списка нажимаем кнопку «Создать». Откроется форма нового документа.

В первую очередь выбираем подотчетника. Затем на вкладке «Авансы» нажимаем кнопку «Добавить» и в колонке «Документ аванса» выбираем расходный ордер, выписанный ранее (предварительно откроется окно, где нужно выбрать, какой вид документа нам нужен):

Затем переходим на закладку «Прочее» и заполняем там строки, куда пошли расходы сотрудника. Если денежные средства пошли на приобретение товаров, эти операции следует отразить на закладке «Товары».

Вот пример заполнения закладки «Прочее»:

Если провести документ и посмотреть проводки, то мы увидим, что задолженность предприятия перед сотрудником уменьшилась на 2 000 рублей:

Сотруднику перед командировкой необходимо выдать деньги. Аванс можно выдать из кассы или перевести денежные средства на личный расчётный счёт сотрудника. При этом в 1С 8.3 финансовые документы оформляются в разделе Банк и Касса:

В кассовых документах нужно добавить документ , с помощью кнопки Выдача:

Перейдём к заполнению кассового документа. Вид операции необходимо указать Выдача подотчётному лицу:

Номер и дата в 1С 8.3 автоматически устанавливаются при проведении документа, но можно откорректировать вручную;
Получатель – командировочное лицо.

Реквизиты печатной формы:

По документу – автоматически отображаются данные удостоверения личности сотрудника из справочника Физические лица;
Основание – на какие нужды выданы денежные средства;
Приложение – документ – основание для выдачи денежных средств:

Важно! С 2012 года денежные средства в подотчёт для командировки выдаются на основании заявления в произвольной форме.

Вносятся данные удостоверения личности сотрудника из справочника Физические лица:

Если указать у статьи ДДС в справочнике Статьи движения денежных средств, что она используется по умолчанию в операциях выдачи подотчётных сумм, то статья ДДС в документе Выдача наличных будет подставляться автоматически:

Движения документа (проводки) выдачи наличных подотчётному лицу стандартные:

Расходный кассовый ордер по форме КО2 можно открыть по кнопке Печать. По команде Печать можно распечатать типовую форму Расходный кассовый ордер (КО2).

Если не используется Клиент-банк

Вид операции обязательно указать – Перечисление подотчётному лицу;
Сотрудник – командировочное лицо;
Получатель – необходимо указать Сотрудник или Банк, в зависимости от того как именно перечисляются денежные средства, посредством банка или сразу на расчётный счёт сотрудника;
Поставить галочку Оплачено.

Документ Списание с расчётного счёта в 1С 8.3 формируется через Ввести документ списание с расчётного счёта:

Если используется Клиент-банк

Движения документа Списание с расчётного счёта формируются только после установки галочки Подтверждено выпиской банка:

Как оформить командировку в 1С 8.3

По возвращении из командировки и выходе на работу сотрудник обязан в течение трёх рабочих дней отчитаться по командировочным расходам.

Возмещаемые командировочные расходы:

Расходы на проезд;
Расходы по найму жилья;
Суточные расходы;
Иные расходы, подтверждённые и экономически обоснованные.

Как заполнить авансовый отчет в 1С 8.3

Для отражения командировочных расходов . Журнал авансовых отчётов находится на вкладке Банк и касса – Авансовые отчёты:

Авансовый отчёт в 1С 8.3 можно создать из журнала Авансовых отчётов с помощью кнопки Создать:

Подотчётное лицо – командированный сотрудник;
Назначение – указываем на какие нужды выданы денежные средства;
Приложение __ документов на __ листах – количество документов и их листов, приложенных к авансовому отчёту;
В таблицу Авансы заносим все документы, за которые отчитывается сотрудник, с помощью команды Добавить;
Воспользовавшись кнопкой выбора, переходим к необходимому типу документов;
Командировочные расходы заполняются на вкладке Прочее;
Если во время командировки сотрудник покупал товары, тару или производил оплату поставщику, то данные расходы указываются на вкладках Товары, Возвратная тара и Оплата соответственно:

Важно! Для подтверждения расходов в виде суточных предоставлять какие-либо документы не нужно. Для остальных расходов необходимо иметь подтверждающие документы (квитанции).

Если оплата произведена за безналичные денежные средства, то должно быть подтверждение оплаты личной банковской карты, где отображена фамилия командировочного лица.

В табличной части Прочее необходимо занести все данные отчётных документов, которые предоставил сотрудник:

Галочка «СФ» устанавливается для регистрации счёт-фактуры полученного или БСО, где НДС выделен отдельной суммой, например, билеты. Если НДС не выделен, то вся сумма включается в состав расходов и галочку «СФ» устанавливать не нужно.
Галочка «БСО» (бланк строгой отчётности) устанавливается при необходимости зарегистрировать БСО, по которому НДС принимается к вычету и отображается в Книге покупок.

Счёт-фактура полученный формируется автоматически на основании данных колонки Реквизиты счета – фактуры:

и отображается в Книге покупок:

Особенности работы с подотчетными лицами в 1С 8.2 (8.3), как правильно заполнить Авансовый отчет рассмотрено в следующем видео:

Учет командировочных расходов в 1С 8.3

Проверить состояние расчётов с командировочным лицом в 1С 8.3 можно воспользовавшись отчётом Оборотно-сальдовая ведомость по счету:

По данному отчету в 1С 8.3 можно провести сверку взаиморасчётов с сотрудником по командировочным расходам, а также по всем подотчётным суммам:

Возврат неиспользованных средств

Для возврата неиспользованных средств, выданных на командировочный расходы, в 1С 8.3 необходимо на основании авансового отчёта создать документ Поступление наличных:

В созданном документе необходимо проверить данные:

Учимся оформлять авансовые отчёты на примерах (1С:Бухгалтерия 8.3, редакция 3.0)

2016-12-08T12:30:37+00:00

По моему наблюдению для начинающих бухгалтеров оформление авансовых отчётов представляет значительную трудность на первых порах.

Сегодня мы рассмотрим азы этого дела, а также наиболее популярные случаи из жизни. Все эксперименты будем ставить в 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0).

Итак, начнём

Не мне вам рассказывать, что за расчёты с подотчетными лицами в бухгалтерии отвечает 71 счёт:

Выдача активов отражается работнику по дебету этого счёта, а списание - по кредиту.

Ну, например, выдали 5000 под отчёт из кассы:

Почему я сказал активов ? Всё потому, что выдавать работнику мы можем:

Наличные денежные средства (из кассы через РКО)
Безналичные денежные средства (переводом с расчётного счёта организации на карточный счёт сотрудника)
Денежные документы (например, билеты на самолёт для командировки)

Давайте рассмотрим каждый из перечисленных выше примеров.

Выдача наличных денежных средств из кассы

Для выдачи аванса из кассы мы оформляем расходный кассовый ордер (в тройке это документ "Выдача наличных"):

В виде операции указываем "Выдача подотчетному лицу":

Проводка получилась такой:

Выдача безналичных денежных средств

В этом случае перечисление денежных средств осуществляется на карточный счёт сотрудника (счёт, к которому привязана банковская карта, при помощи которой сотрудник сможет снять эти деньги).

В тройке эта операция оформляется обычным документом "Списание с расчетного счета":

Также не забываем указать в виде операции "Перечисление подотчетному лицу":

Проводка получилась такой:

Выдача денежных документов

Денежным документом может являться, например, билет на самолёт, который организация приобрела для сотрудника, который едет в командировку.

После покупки этот билет учитывается по дебету счёта 50.03:

При выдаче этого билета сотруднику под отчёт (перед командировкой) бухгалтерия оформляет документ "Выдача денежных документов":

А на закладке "Денежные документы" указывает этот самый билет:

Проводка получилась такой (списали билет со счёта 50.03):

Отдельно упомяну:

Мы имеем право выдавать под отчёт только работникам организации - лицам, с которыми у нас заключён трудовой или гражданско-правовой договор.
Список таких лиц утверждается отдельным приказом руководителя.
В этом же приказе оговаривается максимальный срок, через который работник должен отчитаться перед бухгалтерией; если работник уезжает в командировку - то этот срок автоматически продлевается до его возвращения.

Сотрудник отчитывается

Но ведь активы выдаются сотруднику не просто так, а для выполнения определённого служебного поручения. Поэтому наступает момент, когда работник должен отчитаться перед бухгалтерией по форме АО-1.

Это такая печатная форма в которой указывается:

всё, что мы выдали сотруднику под отчёт
всё, на что он потратил эти деньги (или не потратил, а может вообще перерасход был)
к этой форме прилагаются оправдательные документы (чеки, накладные, акты, билеты...)

Вот вам пример формы АО-1:

Этот отчёт (АО-1) составляется работником совместно с бухгалтерией и утверждается руководителем. В самом низу указывается количество документов и листов, на которых они приложены к отчёту (чеки обычно целыми пачками наклеивают на листы формата А4).

Так вот, чтобы напечатать такой отчёт (АО-1), списать с сотрудника задолженность по 71 счёту, а также принять расходы в тройке существует документ "Авансовый отчет":