Обязывает работодателя оформить трудовую книжку принятому в штат человеку в случае ее отсутствия. Рассмотрим, может ли работодатель при этом произвести реализацию трудовых книжек сотрудникам и какими проводками необходимо отразить действия по оформлению и выдаче этого важного документа.

Трудовая книжка — товар, иной актив или расход?

Есть несколько вариантов учета формуляров трудовых книжек, например:

в качестве товара, предназначенного для перепродажи работникам;
в качестве МПЗ, предназначенных для управленческой деятельности организации;
в качестве расходов организации.

Организация самостоятельно определяет, какой способ бухгалтерского учета трудовых книжек будет применяться, и утверждает его в учетной политике.

Оценим перечисленные варианты с точки зрения соответствия их законодательным нормам.

Трудовая книжка — расход работодателя

Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках» (вместе с "Порядком обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку") предусматривает выдачу, а не продажу трудовых книжек сотрудникам. Но при увольнении и передаче книжки на руки сотруднику организация берет с него плату в сумме расходов на ее покупку.

Этими же документами определено, что реализацию формуляров трудовых книжек имеют право осуществлять только их изготовитель и специализированные продавцы.

Если следовать логике названных документов, работодатель выступает лишь посредником между специализированным продавцом формуляров трудовых книжек и сотрудниками. Права собственности на трудовые книжки у него не возникает. Следовательно, учесть приобретенные бланки на счете 41 «Товары» нельзя. На этом же основании невозможно учесть бланки на счете 10 «Материалы».

Поэтому Минфин России в рекомендациях аудиторам (Письмо Минфина РФ от 29.01.2008 N 07-05-06/18) предлагает стоимость приобретенных работодателем формуляров трудовых книжек сразу учесть в качестве прочих расходов, а суммы, полученные за бланки от сотрудников при выдаче, - в качестве прочих доходов.

Учет движения бланков строгой отчетности в обязательном порядке должен осуществляться на забалансовом счете.

В таблице 1 показано, как отражаются в этом случае движение и стоимость формуляров трудовых книжек в бухгалтерском учете и соответствующие проводки:

Проводка	Содержание
Дт 006
Дт 91 Кт 60	Стоимость БСО отнесена на расходы работодателя
Дт 19 Кт 60
Кт 006
Дт 73 Кт 91
Дт 91 Кт 68
Дт 50 Кт 73

Трудовая книжка — актив работодателя

Однако если принято решение учитывать бланки как активы, то операции по получению от продавца и обеспечению сотрудников трудовыми книжками в бухгалтерском учете отражаются проводками, отраженными в таблице 2:

Проводка	Содержание
Дт 10(41) Кт 60	Формуляры трудовых книжек учтены в качестве МПЗ
Дт 19 Кт 60	Отражен НДС, предъявленный специализированным продавцом формуляров трудовых книжек
Дт 006	Поступившие формуляры трудовых книжек учтены в качестве БСО
Дт 91(90) Кт 10(41)	Отнесена на расходы стоимость оформленного формуляра трудовой книжки
Дт 91(90) Кт 68	При выдаче увольняющемуся сотруднику трудовой книжки со стоимости формуляра начислен НДС
Кт 006	Списан с учета каждый формуляр трудовой книжки, оформленной сотрудникам
Дт 73 Кт 91(90)	Возмещаемая сотрудником стоимость формуляра трудовой книжки учтена в доходах при увольнении сотрудника и выдаче ему на руки трудовой книжки
Дт 50 Кт 73	Задолженность за формуляр трудовой книжки погашена сотрудником

Коллеги! Кто-нибудь знает, можно ли не брать с работников деньги за бланк трудовой книжки? И что за это будет? Вроде стоят недорого - неудобно просить работников возмещать деньги, да и мороки больше.

Ответ

Уважаемая traciata. Берите деньги обязательно. Этого требует п. 47 Правил ведения трудовых книжек. Я слышала, что можно и не брать.
Только это надо прописать в каком-нибудь локальном акте.

ксю, а где-нибудь написано, что так можно делать? Вот информация для Вас, я думаю найдете в ней ответы на интересующие вопросы.

Как учитывать и хранить трудовые книжки

А.Ю. Васенина
главный редактор журнала «Кадровое дело»

При оформлении сотруднику трудовой книжки возьмите с него плату за бланк (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Плата за бланк трудовой книжки взимается с сотрудника, принятого на работу впервые. А плата за бланк вкладыша – с сотрудника, у которого закончились все страницы трудовой книжки раздела «Сведения о работе». Сотрудник должен заплатить наличными деньгами по приходному ордеру или перечислить деньги на расчетный счет фирмы через банк.

Ситуация: можно ли удержать стоимость бланка трудовой книжки из зарплаты по заявлению сотрудника

Да, можно.

Сотрудник обязан возместить фирме стоимость бланка (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Сделать это он может в удобной ему форме. Сотрудник может погасить долг, заплатив деньги в кассу или перечислив их на расчетный счет фирмы. Кроме того, он вправе попросить уменьшить сумму зарплаты, причитающуюся ему к выплате. Сотрудник может распорядиться своей еще не выплаченной зарплатой, поскольку начисления за отработанное время являются его собственностью (ст. 1, п. 1 и 2 ст. 209 ГК РФ).

Имейте в виду, что без такого заявления сотрудника вы не имеете права вычесть стоимость бланка из зарплаты. Удержания в бесспорном порядке производятся только в случаях, перечисленных в статьях 137 и 248 Трудового кодекса РФ. Перечень этих случаев исчерпывающий и выдачи бланка трудовой книжки среди них нет.

Бланки трудовых книжек оформите сотрудникам бесплатно, если:
– произошло чрезвычайное происшествие (пожар, наводнение), в результате которого трудовые книжки сотрудников были повреждены;
– бланк трудовой книжки испортил сотрудник фирмы, ответственный за кадровый учет, при первичном заполнении.
Об этом сказано в пунктах 34 и 48 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Списание испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним оформите актом о списании бланков строгой отчетности.

Ситуация: можно ли не брать с сотрудника плату за бланк трудовой книжки

Да, можно.

Но такое условие должно быть закреплено в локальном нормативном акте фирмы (например, в Правилах трудового распорядка или в приказе руководителя).

Имейте в виду, если вы примете решение не удерживать с сотрудника стоимость бланка, то в этом случае расходы нельзя принять в целях налогового учета (п. 16 ст. 270 НК РФ).

Ситуация: нужно ли применять контрольно-кассовую технику при приеме от сотрудника платы за бланк трудовой книжки

Нет, не нужно.

Если фирма оформляет сотруднику трудовую книжку или выдает дубликат, сотрудник обязан возместить фирме стоимость бланка (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Сотрудник может сделать это, например, через кассу фирмы.

Если фирма осуществляет наличные расчеты или расчеты с использованием пластиковых карт, она должна применять ККТ. Однако такая обязанность распространяется только на случаи продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг. Такие правила установлены в пункте 1 статьи 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ. Выдача трудовой книжки не является торговой операцией – это обязанность фирмы, установленная трудовым законодательством (ст. 65 ТК РФ).

Приобретая бланки трудовых книжек, фирма несет определенные расходы. Взимая с сотрудника плату за бланк трудовой книжки, фирма возмещает свои затраты. Следовательно, применять в этом случае ККТ (пробивать кассовый чек) не нужно. Оштрафовать фирму за неприменение контрольно-кассовой техники (ст. 14.5 КоАП РФ) налоговая инспекция не сможет. Аналогичный вывод содержится, в частности, в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 2 марта 2007 г. № А56-44214/2006.

Ситуация: как отразить в бухучете и при налогообложении приобретение и выдачу сотруднику новой трудовой книжки. Фирма применяет общую систему налогообложения

Порядок бухучета и налогообложения операций, связанных с обеспечением сотрудников трудовыми книжками, законодательно не урегулирован.

Взимание с сотрудника платы за оформление трудовой книжки предусмотрено пунктом 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

В бухучете стоимость приобретенных трудовых книжек можно учесть в составе:
– материалов на одноименном счете 10 (как активы, используемые для управленческих нужд (п. 2 ПБУ 5/01)) с последующим списанием на прочие расходы;
– товаров на счете 41 «Товары».

Более правильным способом отражения является учет книжек в качестве материалов. Это объясняется следующим. Продажа трудовых книжек для обычных фирм не является основной деятельностью. Фирмы обеспечивают себя такими бланками на договорной основе за плату (п. 46 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). При этом бланки трудовых книжек можно приобрести непосредственно у объединения «Гознак», а также у распространителей, которые отвечают требованиям данного объединения (п. 2 и 3 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н).

Поэтому, счет 41, на котором обобщается информация о наличии и движении товарно-материальных ценностей, приобретенных в качестве товаров для продажи, и счет 90 «Продажи», на котором обобщается информация о доходах и расходах, связанных с обычными видами деятельности, удобнее использовать распространителям трудовых книжек.

Прочие фирмы, которые приобретают бланки трудовых книжек и вкладышей к ним для собственных нужд (для последующей выдачи сотрудникам), могут учитывать эти бланки на счете 10.

Одновременно с оприходованием, бланки трудовых книжек отразите на счете 006 «Бланки строгой отчетности» в условной оценке (п. 42 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

При получении бланков сделайте следующие записи:

Дебет 10 Кредит 60
– оприходованы трудовые книжки;

Дебет 19 Кредит 60
– отражена сумма НДС, предъявленная поставщиком;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– принята к вычету сумма НДС, предъявленная поставщиком;

Дебет 006
– приняты к учету бланки трудовых книжек.

Если фирма взимает плату за выдачу трудовых книжек, операция отражается на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Если фирма удерживает плату за бланк трудовой книжки из зарплаты сотрудника, используйте счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Выдача трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам фирмы признается реализацией товаров. Следовательно, с такой операции нужно заплатить НДС (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). При этом сотрудник оплачивает фирме стоимость трудовой книжки (с учетом НДС). К такому выводу пришел Минфин России в письмах от 26 сентября 2007 г. № 07-05-06/242, от 13 июня 2007 г. № 03-07-11/159.

В бухучете операции по выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам и получению платы за бланки отражаются следующими проводками:

Дебет 50 (51, 70) Кредит 73
– возмещена стоимость выданной трудовой книжки (в т. ч. НДС);

Дебет 73 Кредит 91-1
– признан доход в сумме платы, полученной за бланк трудовой книжки (в т. ч. НДС);

– начислен НДС с возмещения стоимости (реализации) трудовой книжки сотрудником (если фирма является плательщиком налога);

Дебет 91-2 Кредит 10
– списана стоимость трудовых книжек, переданных сотруднику фирмы.

При безвозмездной передаче трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам в бухучете сделайте проводки:

Дебет 91-2 Кредит 10
– списана стоимость трудовых книжек, переданных безвозмездно;

Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
– начислен НДС с безвозмездной передачи трудовых книжек сотрудникам (если фирма является плательщиком налога).

Списать бланк трудовой книжки (вкладыша к ней) можно в день ее выдачи сотруднику. При этом датой выдачи следует считать не день увольнения сотрудника, а день, когда трудовая книжка заводится на основании части 4 статьи 65 Трудового кодекса РФ.

Кредит 006
– списаны бланки трудовых книжек (вкладышей к ним).

Советы:

Есть аргументы, позволяющие фирме не платить НДС с выдачи трудовой книжки (вкладыша к ней) сотруднику. Они заключаются в следующем.

Во-первых, трудовая книжка (вкладыш к ней) не имеет признаков товара, определенных в пункте 2 ПБУ 5/01 и статье 38 Налогового кодекса РФ.

Во-вторых, обеспечение трудовыми книжками сотрудников, не имеющих стажа, – это обязанность фирмы, установленная трудовым законодательством (ч. 4 ст. 65 ТК РФ).

В-третьих, сумма платы за бланк, взимаемая с сотрудника, не должна превышать сумму затрат на его приобретение (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Поскольку, выдавая сотрудникам трудовые книжки, фирма не преследует цель получения прибыли, такие операции нельзя рассматривать как предпринимательскую деятельность (реализацию товаров, работ, услуг) (ст. 2 ГК РФ). Аналогичная точка зрения отражена в постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 1 октября 2003 г. № А26-5317/02-28 и от 2 марта 2007 г. № А56-44214/2006. Следовательно, выдача трудовых книжек (безвозмездно или за плату) не является реализацией. А значит, такая операция не облагается НДС (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ).
При расчете налога на прибыль расходы на приобретение бланков трудовых книжек (вкладышей к ним) учесть можно. Такие затраты экономически обоснованны и осуществлены в рамках деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ, письмо Минфина России от 26 сентября 2007 г. № 07-05-06/242). В налоговом учете стоимость трудовой книжки учитывается в составе косвенных расходов (абз. 9 п. 1 ст. 318 НК РФ). Эти расходы уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль в момент выдачи трудовой книжки (вкладыша к ней) сотруднику фирмы (п. 2 ст. 318 НК РФ).

Сумма возмещения сотрудником платы за выдачу трудовой книжки включите в состав внереализационных доходов (ст. 250 НК РФ, письмо Минфина России от 26 сентября 2007 г. № 07-05-06/242).

Если сумма возмещения равна величине затрат фирмы на приобретение бланка, прибыль равна нулю. Следовательно, фирма налог на прибыль не платит (ст. 247 НК РФ).

Если фирма не берет с сотрудника плату за бланк трудовой книжки (например, в случае массовой утраты книжек, порчи или неправильного первичного заполнения), она не сможет учесть расходы на его приобретение при расчете налога на прибыль (п. 16 ст. 270 НК РФ). В результате из-за различий между бухгалтерским и налоговым учетом образуется постоянная разница, с которой нужно рассчитать постоянное налоговое обязательство (п. 4 и 7 ПБУ 18/02):

Дебет 99 Кредит 68 «Расчеты по налогу на прибыль»
– отражено постоянное налоговое обязательство.

Внимание!
Не оформляйте трудовые книжки на бланках, которые принесли сами сотрудники. Бланки фирма должна закупать только у их законных распространителей.

Производителем трудовых книжек является объединение «Гознак», которое подконтрольно Минфину России (п. 2 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н). На распространение трудовых книжек уполномочены: ГУП «Главснаб Правительства Москвы», ЗАО «Разносбыт», ООО «СпецБланк».

Для получения бланков трудовых книжек необходимо оформить на фирменном бланке своей фирмы письмо-заявку в адрес одного из этих распространителей с указанием количества необходимых форм или направить запрос по факсу.

Если бланки трудовых книжек и вкладышей к ним будут приобретены не у законных распространителей, фирму и ее должностных лиц могут оштрафовать за нарушение трудового законодательства (определение Верховного суда РФ от 6 сентября 2007 г. № КАС07-416). Размер штрафа в данном случае составит:
– для должностных лиц (например, руководителя фирмы) – от 1000 до 5000 руб.;
– для фирмы – от 30 000 до 50 000 руб.

Такие меры ответственности предусмотрены в статье 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Трудовые книжки являются документами строгой отчетности, поэтому законодательством определен порядок их учета и хранения (раздел VI Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Каждая фирма обязана вести специальные книги по учету трудовых книжек. Первая из них – приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (приложение 2 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Вторая – книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (приложение 3 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется в бухгалтерии фирмы. Записи в нее вносите сразу после получения бланков от распространителя. В книге обязательно укажите сведения обо всех операциях, связанных с приобретением и расходованием закупленных трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серий и номеров. А также внесите информацию о стоимости бланков.

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна вести кадровая служба фирмы. Но если на предприятии ее нет, то эта обязанность обычно возлагается на бухгалтерию. В эту книгу внесите сведения о дате приема сотрудника на работу, его фамилию, имя, отчество, серию и номер трудовой книжки и вкладыша, должность, место работы, а также реквизиты документа, на основании которого оформлен прием сотрудника на работу.

Все листы в обеих книгах должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя фирмы, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Такой порядок установлен в пункте 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Внимание!

За отсутствие книг учета трудовых книжек или неправильное их оформление трудовая инспекция может оштрафовать фирму и ее должностных лиц

Трудовые книжки храните в фирме как документы строгой отчетности и лучше всего в несгораемом сейфе. Если такой возможности нет – то в шкафу, запирающемся на ключ.

По окончании каждого месяца сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, с приложением приходного ордера.
Такой порядок установлен в пункте 42 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Ситуация: кто в фирме должен отвечать за учет, ведение и хранение трудовых книжек

В крупной компании ведением трудовых книжек обычно занимается отдел кадров. В небольшой фирме из-за отсутствия соответствующего специального подразделения делать подобную работу могут бухгалтеры, секретари или другие должностные лица. Назначение ответственного за работу с трудовыми книжками оформите приказом руководителя фирмы в свободной форме (п. 45 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

При смене ответственного за работу с трудовыми книжками передавайте трудовые книжки по акту приема-передачи дел. При этом в акте укажите не просто количество книжек, а перечислите их фактический состав (фамилии владельцев и реквизиты). Акт необходимо заверить двумя подписями – с одной стороны укажите должность и фамилию принявшего документы, с другой стороны – сдавшего. При выявлении фактов отсутствия некоторых трудовых книжек составьте акт, в котором укажите причины их отсутствия.

Трудовые книжки и дубликаты, не полученные сотрудниками при увольнении, фирма должна хранить до востребования документа сотрудником или его ближайшими родственниками (в случае смерти сотрудника). Невостребованные – не менее 50 лет. Такой порядок и сроки хранения предусмотрены в пункте 43 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 и перечне, утвержденном Росархивом от 6 октября 2000 г.

Трудовая книжка за счет фирмы

Директор распорядился деньги с работников за бланки трудовых книжек и вкладышей к ним не взыскивать. А можем ли мы стоимость бланков списывать на общехозяйственные расходы?

Нет, общехозяйственные расходы в данном случае не возникают.
Согласно статье 84.1 ТК РФ, в день прекращения трудового договора работодатель должен выдать работнику трудовую книжку. Значит, впервые оформленная трудовая книжка или заполненный вкладыш переходят в собственность работника. Но работодатель, обязанный приобретать эти бланки за свой счет, вправе взыскать с работника плату за бланк в размере понесенных расходов. Такой порядок установлен пунктами 44, 46 и 47 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках».
Освобождая работников от платы за бланки трудовых книжек и вкладышей к ним, фирма передает бланки безвозмездно. Приобретенные бланки принимаются к учету в составе материалов, а безвозмездное выбытие материалов отражается по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы» (п. 11 ПБУ 10/99).
Не забудьте, что безвозмездная передача бланков является объектом налогообложения НДС (пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). Кроме того, стоимость подаренных бланков не признается расходом в целях налогообложения прибыли (п. 16 ст. 270 НК РФ). Зато удерживать НДФЛ у работников не придется - подарки стоимостью не более 4 000 руб. налогом не облагаются (п. 28 ст. 217 НК РФ).

04.12.2007 Странный какой-то подарок получается - трудовая книжка. Что-то тут не то. Подарки же тоже надо как-то оформлять? Специально для Вас:

Трудовая в подарок: «за» и «против»

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Поэтому, если на работу поступает сотрудник, который по тем или иным причинам не имеет столь важного документа, кадровик застигнут врасплох не будет. Для бухгалтера, в свою очередь, важно другое: компенсирует «новоиспеченный» работник стоимость бланка или компания ему его просто подарит? В целях налогового учета вкупе со взносами во внебюджетные фонды вопрос может оказаться отнюдь не копеечным.

Как известно, при устройстве на работу, сотрудник должен представить работодателю свою трудовую книжку, которая будет храниться у последнего до тех пор, пока «штатник» не подыщет себе иной источник заработка. И если вдруг во время хранения с данным трудовым документом что-либо стрясется, работодателю придется обеспечить создание дубликата (п. 31 и 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением правительства от 16 апреля 2003 г. № 225; далее – Правила).

Кроме того, завести трудовую книжку надлежит и в том случае, если сотрудник прежде нигде не трудился (ст. 65 ТК, п. 8 Правил). Конечно же, работодатель может попросить будущего сотрудника купить чистенький бланк трудовой самостоятельно. Однако в этом случае есть риск приобрести фальшивку. Дело в том, что изготавливать бланки трудовых уполномочен лишь Гознак, а распространять их вправе только лица, отвечающие требованиям, установленным Изготовителем. При приобретении данных бланков работодателями вероятность нарваться на фальшивку минимальна, ведь для их покупки фирмы заключают договор с уполномоченными на то организациями или предпринимателями, которые направляют бланки трудовых посредством специализированных служб доставки защищенной полиграфической продукции. В крайнем случае работодатель может забрать свою покупку у поставщика трудовых книжек самостоятельно (Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки, утв. приказом Минфина от 22 декабря 2003 г. № 117н). Кроме того, в пункте 44 Правил прямо указано, что работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Таким образом, хочешь-не-хочешь, а тратиться на покупку трудовых придется.

Другой вопрос, что в дальнейшем работодатель имеет право компенсировать потраченное за счет работника, на которого будет израсходован новенький бланк трудовой книжки (п. 47 Правил). Исключение составляют случаи, когда книжки выдают повторно по причине их неверного заполнения кадровым работником или если необходимость изготовить дубликат возникла по вине самого работодателя, а именно – при массовой утрате трудовых книжек при форс-мажорных обстоятельствах. В этом случае с работника стоимость нового документа не взыскивается. Хотя совершенно не факт, что и в обычных условиях, безо всяких форс-мажоров работодатель станет взыскивать с работника стоимость трудовой книжки. Однако насколько выгодно это работнику?

Выгоды физлица

Если работодатель тратит новые бланки трудовых книжек на сотрудников, не взыскивая при этом их стоимость с персонала, возникает вопрос о получении работниками дохода, а значит и необходимости уплаты НДФЛ. На этот момент обратили внимание чиновники финансового ведомства в письме от 1 июня 2010 г. № 03-04-06/6-106. Напомнив, что под обложение «подоходным» налогом подпадают не только денежные выплаты, но и выгода в натуральной форме, финансисты указали, что в качестве последней рассматриваются полученные товары, выполненные в интересах физлица работы или оказанные ему услуги на безвозмездной основе или с частичной оплатой. Ведь именно это предусмотрено в подпункте 2 пункта 2 статьи 211 Налогового кодекса. Подобные законодательные положения позволили чиновникам заключить, что оформление новых бланков трудовых книжек, затраты на которые работодатель в дальнейшем вычитать из зарплаты не планирует, является безвозмездной передачей и подлежит обложению НДФЛ. Иными словами, в подобном случае сотрудники сэкономят на полной стоимости трудовой книжки, но все равно потеряют 13 процентов от ее цены.

Однако, как сами же финансисты и указали, пунктом 28 статьи 217 Налогового кодекса переданные за год подарки работникам, стоимость которых не превышает 4000 рублей, из-под обложения НДФЛ выводятся. Представить себе, что трудовая окажется дороже установленного лимита, достаточно трудно. Если же налоговики на местах усомнятся в том, что бесплатно оформленные трудовые являются подарком, убедить их в этом будет не так уж и трудно. Во-первых, можно запросто утверждать, что такая передача осуществляется на основе договора дарения. Напомним, что данный вид контракта может быть выражен в устной форме (если, конечно, стоимость отдаваемого в рамках данного соглашения не превысит 3000 рублей, что в нашем случае неактуально). Во-вторых, вопросов будет еще меньше, если тот факт, что с работников не взыскивается стоимость трудовых книжек, будет предусмотрен их трудовыми договорами. Например, может приводиться следующая формулировка: «В случаях, указанных в пункте 8 и в пункте 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением правительства от 16 апреля 2003 г. № 225, возмещение стоимости бланков трудовых книжек сотрудником не производится».

Непростой выбор

Как бы то ни было, стоимость приобретенных бланков трудовых книжек можно будет включить в расходы при налогообложении сразу же, как только работодатель их закупит. Ведь в конечном счете наличие на предприятии чистых трудовых «про запас» – требование законодательства. При этом если работодатель не старается «облагодетельствовать» персонал, требует с него возмещения затрат на покупку трудовых, как то регламентируется Правилами, то в дальнейшем по мере использования бланков их стоимость должна будет увеличивать налогооблагаемую прибыль как внереализационные доходы в соответствии со статьей 250 Налогового кодекса (письмо Минфина от 26 сентября 2007 г. № 07-05-06/242).

Вполне очевидно, что если сотрудник стоимость трудовой по решению работодателя не возмещает, то оснований увеличивать базу по налогу на прибыль на соответствующие суммы на первый взгляд не имеется. Однако в данном случае возникает вопрос, насколько правомерным является списание стоимости книжки? Разумеется, при приобретении работодатель правильно отнес «цену» бланков на затраты, но ведь при безвозмездной передаче получается, что списана была стоимость подарка в виде трудовой.

Дискуссии по поводу того, насколько правомерным является отнесение стоимости подарков для работников на расходы, велись не единожды. Сразу же скажем, что по обыкновению чиновниками подобный шаг не одобрялся, в то время как арбитражные судьи, наоборот, были не против списания такого вида затрат (напр., постановления ФАС Московского округа от 17 июня 2009 г. № КА-А40/4234-09 и ФАС Центрального округа от 15 сентября 2006 г. по делу № А64-1004/06-11). Однако в последних разъяснениях чиновники сменили гнев на милость. Так, в письме от 22 апреля 2010 г. № 03-03-06/2/79 специалисты Минфина указали, что они, в общем-то, не против включения в состав расходов сумм подарков. Однако для этого работодателю потребуется доказать, что обязанность презентовать те или иные ценности оговорена в трудовом договоре.

Логично, что работодателю, «забывшему» прописать соответствующие условия в контракте с сотрудником, придется «восстановить» в бюджет списанные прежде суммы бесплатного бланка.

Однако большой вопрос, насколько организации окажется выгоден подобный «маневр». Ведь на кону стоит вопрос необходимости уплаты с сумм подарков взносов на обязательные виды пенсионного, социального и медицинского страхования. А дело вот в чем.

Стоимость подарков, если следовать логике финансового ведомства, должна быть учтена при исчислении страховых взносов. Все потому, что, будучи предусмотренными трудовыми договорами, данные суммы являются объектом обложения данных видов обязательных платежей (п. 3 ст. 7 Закона от 24 июня 2009 г. № 212-ФЗ; далее – Закон № 212-ФЗ). В свою очередь, в статье 9 Закона № 212-ФЗ, где поименованы выплаты, высвобожденные из-под обложения взносами, безвозмездная передача трудовых книжек не упомянута.

По правде говоря, возможность сэкономить на взносах все-таки есть. И подсказали ее сами же чиновники, правда на сей раз иного ведомства. Так, в письме Минздравсоцразвития от 5 марта 2010 г. № 473-19 говорится, что нет никакой необходимости уплачивать взносы с тех подарков сотрудникам, которые передаются не на основании трудового договора, а в рамках договора дарения. Правда, чиновники указали на необходимость в таком случае оформления соответствующего контракта, но ведь, как упоминалось выше, заключение такового допустимо и в устной форме.

Пример

ООО «Мандарин» закупило чистые трудовые книжки количеством 200 шт. по цене 150 руб. за штуку. Для упрощения примера проигнорируем во всех случаях НДС. По факту поставки данных бланков фирма отразила в составе расходов 30 000 руб.

Согласно условиям трудовых договоров «Мандарин» не требует возмещения затрат на чистые бланки с сотрудников. За III квартал 2010 года компания приняла на работу 18 сотрудников, 16 из них до этого не имели стажа и трудовые книжки в их отношении не оформлялись. Бухгалтер «Мандарина» при работе руководствуется позицией ФАС Северо-Западного округа, изложенной в постановлении от 1 октября 2003 г. № А26-5317/02-28, согласно которой безвозмездная передача сотруднику трудовых книжек не является реализацией и подпадает под обложение НДС. Таким образом, общая сумма подаренного работодателю составит 2400 руб. (150 руб. х 16 шт.):

Таким образом, организации потребуется уплатить в части безвозмездно переданных бланков взносы на общую сумму 624,30 руб., из них:

– в ПФР – 480 руб. (2 832 руб. х 20,0%);

– в ФСС – 69,60 руб. (2 832 руб. х 2,9%);

– в ФФОМС – 26,40 руб. (2 832 руб. х 1,1%);

– в ТФОМС – 48 руб. (2 832 руб. х 2,0%).

Если бы в трудовом договоре с сотрудниками условия о подарках в виде новых трудовых книжек не было, ООО «Мандарин» не должно было платить страховые взносы, но вынуждено было включить в состав доходов по налогу на прибыль 2400 руб. Таким образом, максимальная величина налога на прибыль с подобной суммы могла бы составить 480 руб. (2400 руб. х 20%).

Обратите внимание, что с учетом необходимости возмещать НДС в последнем из указанных в примере случаев, а также в зависимости от того, какой позицией организация руководствуется при безвозмездной передаче, пропорции экономии могут оказаться отличными от приведенных в примере. Иными словами, в том или ином случае последствия решений, какому именно способу учета подарков в виде бесплатных трудовых отдать предпочтение, сугубо индивидуальны.

Но при любом раскладе либо организация экономит на налоге на прибыль, либо на взносах. В свою очередь взаимосвязи между необходимостью пополнять внебюджетные фонды в зависимости от возможности списать соответствующие суммы при налогообложении прибыли, как это было при уплате ЕСН, не существует. При этом следует помнить, что затраты плательщиков взносов на пополнение внебюджетных фондов значительно возрастут, ведь общий размер страхового тарифа с 2011 года будет составлять 34 процента против нынешних 26 процентов (п. 2 ст. 12, п. 1 ст. 57 Закона № 212-ФЗ).

Источник - Журнал "Подати" № 14 - 2010 г.

P.S. To Модераторам - Орфография и оформление по-возможности максимально сохранены в соответствии с оригиналом.

Прямо не написано.
Но так как это улучшает положение работника, то можно.

В "Книгу учета движения трудовых книжек..." в графу 11 (получено за заполненные трудовые книжки или вкладыши в них (руб.)) вносится стоимость в том случае если деньги получены у сотрудников или если эти деньги на закупку выделила организация? Содержание одиннадцатой графы показывает, какая сумма (в руб.) была уплачена работником за бланк трудовой книжки или вкладыша. В Правилах ведения и хранения трудовых книжек эта сумма не установлена, однако в п. 47 Правил указано, что при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется расходами на ее (или его) приобретение. Таким образом, данная графа заполняется только при регистрации трудовых книжек, оформленных впервые, или при регистрации выданных работникам вкладышей. Представляется целесообразным в остальных случаях, т. е. при регистрации предъявляемых работниками трудовых книжек, ставить в этой графе прочерк, показывая, что деньги с таких работников не взимались.
Если организация считает возможным выдавать своим работникам бланки трудовых книжек и вкладышей в них безвозмездно, закрепив это положение в Правилах внутреннего трудового распорядка, то в одиннадцатой графе также можно поставить прочерк, свидетельствующий о том, что в данной организации эта графа не заполняется.

ОК! СПАСИБО!

подскажите пожалуйста! сейчас с трудовыми книжками дают голограмму...куда её надо наклеить????? 77kadr, лучше не клейте совсем, пока не известно куда... По материалам обсуждения посетителей сайта

За бланк (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Плату за бланк трудовой книжки взимают с сотрудника, принятого на работу впервые. А плата за бланк вкладыша - с сотрудника, у которого закончились все страницы трудовой книжки раздела «Сведения о работе». Деньги сотрудник может заплатить наличными по приходному ордеру или перечислить на счет организации через банк.

Ситуация: можно ли удержать стоимость бланка трудовой книжки из зарплаты по заявлению сотрудника ?

Да, можно.

Организация вправе потребовать у сотрудника возмещения стоимости выданной ему трудовой книжки (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Сделать это он может в удобной ему форме. Сотрудник может погасить долг, заплатив деньги в кассу или перечислив их на счет организации. Кроме того, он вправе попросить уменьшить сумму зарплаты, причитающуюся ему к выплате. Сотрудник может распорядиться своей еще не выплаченной зарплатой, поскольку начисления за отработанное время являются его собственностью (ст. 1, п. 1 и 2 ст. 209 ГК РФ).

Ситуация: нужно ли применять контрольно-кассовую технику при приеме от сотрудника платы за бланк трудовой книжки ?

Нет, не нужно.

Если организация оформляет сотруднику трудовую книжку или выдает дубликат, она вправе потребовать у него возместить стоимость выданной трудовой книжки (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Сотрудник может сделать это, например, через кассу организации.

Если организация производит наличные расчеты или расчеты с использованием пластиковых карт, она должна применять ККТ. Однако такая обязанность распространяется только на случаи продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг. Такие правила установлены в пункте 1 статьи 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ. Выдача трудовой книжки не является торговой операцией - это обязанность организации, установленная трудовым законодательством (ст. 65 ТК РФ).

Приобретая бланки трудовых книжек, организация несет определенные расходы. Взимая с сотрудника плату за бланк трудовой книжки, организация возмещает свои затраты. Следовательно, применять в этом случае ККТ (пробивать кассовый чек) не нужно. Оштрафовать организацию за неприменение контрольно-кассовой техники (ст. 14.5 КоАП РФ) налоговая инспекция не сможет. Аналогичной точки зрения придерживается Минфин России в письме от 10 июня 2009 г. № 03-01-15/6-305. Подтверждают ее и некоторые арбитражные суды (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 2 марта 2007 г. № А56-44214/2006).

Бланк бесплатно

Бланки трудовых книжек оформите сотрудникам бесплатно, если:

произошло чрезвычайное происшествие (пожар, наводнение), в результате которого трудовые книжки сотрудников были повреждены;

бланк трудовой книжки испортил сотрудник организации, ответственный за кадровый учет, при первичном заполнении.

Об этом сказано в пунктах 34 и 48 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и письме Минздравсоцразвития России от 6 августа 2010 г. № 12-3/10/2-6752 (в отношении трудовых книжек, которые были утрачены при пожарах в июле-августе 2010 года).

Ситуация: можно ли не брать с сотрудника плату за бланк трудовой книжки ?

Да, можно.

Но такое условие должно быть закреплено в локальном нормативном акте организации (например, в Правилах трудового распорядка или в приказе руководителя).

Кроме того, данная операция будет иметь особенности в налогообложении.

При расчете налога на прибыль (или единого налога при упрощенке с разницы между доходами и расходами) стоимость бланка нельзя будет принять в уменьшение налоговой базы (п. 16 ст. 270, п. 1, 2 ст. 346.16 НК РФ).

В целях расчета НДС (если организация платит этот налог) выдача трудовых книжек и вкладышей, в том числе на безвозмездной основе, признается реализацией товаров. Следовательно, с такой операции нужно заплатить НДС (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). Сумма НДС, начисленная на стоимость безвозмездно переданного бланка, не уменьшает налоговую базу по налогу на прибыль (п. 16 ст. 270 НК РФ).

Подтверждает данный порядок Минфин России в письмах от 16 августа 2013 г. № 03-03-05/33508, от 27 ноября 2008 г. № 03-07-11/367.

В отношении удержания НДФЛ со стоимости трудовой книжки, выданной сотруднику на безвозмездной основе, нужно учесть следующее.

Если организация выдает трудовую книжку сотруднику бесплатно, то у него возникает доход в натуральной форме, с которого нужно удержать НДФЛ (п. 1 ст. 210, подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ, письмо Минфина России от 27 ноября 2008 г. № 03-07-11/367). Вместе с тем, трудовая книжка передается сотруднику на безвозмездной основе. Данное основание позволяет сделать вывод, что между сотрудником и организацией заключен договор дарения. Такой договор можно заключить как в устной, так и в письменной форме. Об этом сказано в пункте 1 статьи 572 и статье 574 Гражданского кодекса РФ. В таком случае предоставление сотруднику трудовой книжки на безвозмездной основе можно квалифицировать как выдачу подарка. Доходы в виде подарков освобождены от НДФЛ в сумме, не превышающей 4000 руб. за год (п. 28 ст. 217 НК РФ). Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 1 июня 2010 г. № 03-04-06/6-106.

Бухучет и налоги

Ситуация: как организации на общем режиме учесть приобретение и выдачу сотруднику новой трудовой книжки?

Право организации взимать с сотрудника плату за выдачу трудовой книжки предусмотрено пунктом 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

В бухучете стоимость приобретенных трудовых книжек можно учесть в составе:

материалов на одноименном счете 10 (как активы, используемые для управленческих нужд (п. 2 ПБУ 5/01)) с последующим списанием на прочие расходы;

товаров на счете 41 «Товары».

Более правильным способом отражения является учет книжек в качестве материалов. Дело в том, что продажа трудовых книжек для обычных организаций не является основной деятельностью. Организации обеспечивают себя такими бланками на договорной основе за плату (п. 46 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). При этом бланки трудовых книжек можно приобрести непосредственно у объединения «Гознак», а также у распространителей, которые отвечают требованиям данного объединения (п. 2 и 3 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н).

Поэтому счет 41, на котором обобщается информация о наличии и движении товарно-материальных ценностей, приобретенных в качестве товаров для продажи, и счет 90 «Продажи», на котором обобщают информацию о доходах и расходах, связанных с обычными видами деятельности, удобнее использовать распространителям трудовых книжек.

Прочие организации, которые приобретают бланки трудовых книжек и вкладышей к ним для собственных нужд (для последующей выдачи сотрудникам), могут учитывать эти бланки на счете 10.

Одновременно с оприходованием бланки трудовых книжек отразите на счете 006 «Бланки строгой отчетности» в условной оценке (п. 42 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

При получении бланков сделайте следующие записи:

Дебет 10 Кредит 60
- оприходованы трудовые книжки;

Дебет 19 Кредит 60
- отражена сумма НДС, предъявленная поставщиком;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
- принята к вычету сумма НДС, предъявленная поставщиком;

Дебет 006
- приняты к учету бланки трудовых книжек.

Если организация взимает плату за выдачу трудовых книжек, операцию отражают на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Если организация удерживает плату за бланк трудовой книжки из зарплаты сотрудника, используйте счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Выдача трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам организации признается реализацией товаров. Следовательно, с такой операции нужно заплатить НДС. Такой вывод следует из положений подпункта 1 пункта 1 статьи 146 Налогового кодекса РФ и подтвержден в письмах Минфина России от 30 сентября 2015 г. № 03-07-11/55714, ФНС России от 23 июня 2015 г. № ГД-4-3/10833@. При этом сотрудник оплачивает организации стоимость трудовой книжки с учетом НДС (письма Минфина России от 26 сентября 2007 г. № 07-05-06/242 и от 13 июня 2007 г. № 03-07-11/159).

В бухучете операции по выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам и получению платы за бланки отражают следующими проводками:

Дебет 50 (51, 70) Кредит 73
- возмещена стоимость выданной трудовой книжки (в т. ч. НДС);

Дебет 73 Кредит 91-1
- признан доход в сумме платы, полученной за бланк трудовой книжки (в т. ч. НДС);

- начислен НДС с возмещения стоимости (реализации) трудовой книжки сотрудником (если организация является плательщиком налога);

Дебет 91-2 Кредит 10
- списана стоимость трудовых книжек, переданных сотруднику организации.

При безвозмездной передаче трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам в бухучете сделайте проводки:

Дебет 91-2 Кредит 10
- списана стоимость трудовых книжек, переданных безвозмездно;

Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
- начислен НДС с безвозмездной передачи трудовых книжек сотрудникам (если организация является плательщиком налога).

Списать бланк трудовой книжки (вкладыша к ней) можно в день ее выдачи сотруднику. При этом датой выдачи следует считать не день увольнения сотрудника, а день, когда трудовую книжку заводят на основании части 4 статьи 65 Трудового кодекса РФ.

Кредит 006
- списаны бланки трудовых книжек (вкладышей к ним).

Совет: есть аргументы, позволяющие организации не платить НДС с выдачи трудовой книжки (вкладыша к ней) сотруднику. Они заключаются в следующем.

Во-вторых, обеспечение трудовыми книжками сотрудников, не имеющих стажа, - это обязанность организации, установленная трудовым законодательством (ч. 4 ст. 65 ТК РФ).

Поскольку, выдавая сотрудникам трудовые книжки, организация не преследует цель получения прибыли, такие операции нельзя рассматривать как предпринимательскую деятельность (реализацию товаров, работ, услуг) (ст. 2 ГК РФ). Аналогичная точка зрения отражена в постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 1 октября 2003 г. № А26-5317/02-28 и от 2 марта 2007 г. № А56-44214/2006. Следовательно, выдача трудовых книжек (безвозмездно или за плату) не является реализацией. А значит, такая операция не облагается НДС (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ).

Если при заполнении вы испортили бланк трудовой книжки (вкладыш к ней), в бухучете сделайте проводки:

Дебет 91-2 Кредит 10
- списана стоимость испорченных трудовых книжек;

Дебет 19 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
- восстановлен НДС, ранее принятый к вычету;

Дебет 91-2 Кредит 19
- списана восстановленная сумма НДС;

Кредит 006
- списаны бланки испорченных трудовых книжек (вкладышей к ним).

При расчете налога на прибыль расходы на приобретение бланков трудовых книжек (вкладышей к ним) учесть можно. Такие затраты экономически обоснованны и связаны с деятельностью, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ, письма Минфина России от 26 сентября 2007 г. № 07-05-06/242, ФНС России от 23 июня 2015 г. № ГД-4-3/10833@). Эти расходы уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль в момент выдачи трудовой книжки (вкладыша к ней) сотруднику организации (п. 2 ст. 318 НК РФ).

Сумму возмещения сотрудником платы за выдачу трудовой книжки включите в состав доходов, подлежащих налогообложению.

Если сумма возмещения равна величине затрат организации на приобретение бланка, прибыль равна нулю. Следовательно, организация налог на прибыль не платит (ст. 247 НК РФ).

Если организация не берет с сотрудника плату за бланк трудовой книжки (например, в случае массовой утраты книжек, порчи или неправильного первичного заполнения), она не сможет учесть при расчете налога на прибыль ни расходы на его приобретение, ни НДС, начисленный с безвозмездной передачи (п. 16 ст. 270 НК РФ). В результате из-за различий между бухгалтерским и налоговым учетом образуется постоянная разница, с которой нужно рассчитать постоянное налоговое обязательство (п. 4 и 7 ПБУ 18/02):

Дебет 99 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
- отражено постоянное налоговое обязательство.

Кроме того, при безвозмездной передаче бланка с сотрудника нужно удержать НДФЛ ( . 1 ст. 226 НК РФ). Его рыночная стоимость признается доходом сотрудника (п. 1 ст. 210, подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Подтверждает это Минфин России в письме от 27 ноября 2008 г. № 03-07-11/367.

Списание испорченных бланков

Списание испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним оформите актом о списании бланков строгой отчетности. Для государственных учреждений форма акта утверждена приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н. Коммерческие организации также могут использовать эту форму.

Учет трудовых книжек

Трудовые книжки являются документами строгой отчетности, поэтому законодательством определен порядок их учета и хранения (раздел VI Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Каждая организация обязана вести специальные книги по учету трудовых книжек. Первая из них - приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (приложение 2 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Вторая - книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (приложение 3 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется в бухгалтерии организации. Записи в нее вносите сразу после получения бланков от распространителя. В книге обязательно укажите сведения обо всех операциях, связанных с приобретением и расходованием закупленных трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серий и номеров. А также внесите информацию о стоимости бланков.

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна вести кадровая служба организации. Но если такой службы нет, то эта обязанность обычно возлагается на бухгалтерию. В эту книгу внесите сведения о дате приема сотрудника на работу, его фамилию, имя, отчество, серию и номер трудовой книжки и вкладыша, должность, место работы, а также реквизиты документа, на основании которого оформлен прием сотрудника на работу.

Все листы в обеих книгах должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Совет:

7 апреля 2015 года вступил в силу Закон от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ. Статьями 2 и 6 данного закона предусмотрено, что акционерные общества и ООО теперь вправе (а не обязаны) иметь печать. Сведения о наличии печати общество отражает в уставе.

Следует отметить некоторые особенности для организаций и предпринимателей Крыма (Севастополя). До 1 января 2015 года такие работодатели вели книги учета трудовых книжек по украинскому законодательству (п. 2 ст. 2 Закона от 14 октября 2014 г. № 299-ФЗ). С 1 января 2015 года они ведут учет трудовых книжек (п. 1 ст. 2 Закона от 14 октября 2014 г. № 299-ФЗ). В новую форму книги учета движения трудовых книжек обязательно вносить сведения только по вновь принятым в организацию сотрудникам.

Особая ситуация с теми сотрудниками в Крыму (Севастополе), кто работает давно. У таких людей есть трудовые книжки, которые отражены в старой книге учета, и по этим книжкам есть движения после перерегистрации. Где эти движения отражать?

Законодательство не регулирует вопрос перехода с одной формы книги на другую. Да и в практике ранее такого не было. С учетом этого возможно два варианта решения.

1. Открывать журнал по «российской» форме, куда вносить записи только на вновь принимаемых сотрудников. При этом в «украинский» журнал по-прежнему вносить записи при увольнении сотрудников, которые были записаны в нем. По истечении какого-то времени старый журнал закроется и его можно будет сдать в архив.

2. Открывается новый журнал, в который в хронологическом порядке переносятся незакрытые записи из старого.

Такую позицию поддерживают специалисты Роструда в устных разъяснениях.

Пример оформления книг учета трудовых книжек

Е.В. Иванова впервые устраивается на работу, поэтому организация оформила ей трудовую книжку.

Ответственным за кадровый учет назначен бухгалтер В.Н. Зайцева.

Зайцева оформила трудовую книжку и сделала записи в приходно-расходной книге по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них и книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них .

Ситуация: как заверить книги учета трудовых книжек, если в организации нет сургучной печати?

Если в организации нет сургучной печати, книги учета трудовых книжек можно опломбировать (п. 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Пломбу изготовить просто. Выведите концы скрепляющей нити, которой вы прошивали журнал, к внутренней стороне его задней обложки. Поместите их между двумя квадратиками белой бумаги и склейте эти квадратики. Прикрепите пломбу к внутренней стороне обложки и поставьте на нее обычную круглую печать организации или кадровой службы так, чтобы часть оттиска заходила на обложку. И не забудьте сделать заверительную надпись о том, сколько страниц в данной книге прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью. Рядом поставьте подпись и дату.

Совет: акционерные общества и ООО вправе не применять печать. Но пока от печатей лучше не отказываться. Объяснение такое.

В то же время продолжает действовать и пункт 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Данный подзаконный акт предписывает скреплять печатью книги учета трудовых книжек. Об этом напомнил Роструд в письме от 15 мая 2015 г. № 1168-6-1.

Еще один момент. Чтобы отказаться от печатей, обязательно внести изменения в устав своей организации.

Ответственность

За отсутствие книг учета трудовых книжек или неправильное их оформление трудовая инспекция может оштрафовать организацию (предпринимателя) и ее должностных лиц.

При этом размер штрафа составит:

для должностных лиц (например, руководителя) - от 1000 до 5000 руб.;

для предпринимателя - от 1000 до 5000 руб.;

для организации - от 30 000 до 50 000 руб.

А за повторное нарушение грозит следующее:

для руководителя (должностного лица) - штраф на сумму от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет;

для предпринимателя - штраф на сумму от 10 000 до 20 000 руб.;

для организации - штраф на сумму от 50 000 до 70 000 руб.

Такие меры ответственности предусмотрены частями 1 и 4 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Хранение

Трудовые книжки храните в организации как документы строгой отчетности и лучше всего в несгораемом сейфе. Если такой возможности нет - то в шкафу, запирающемся на ключ. Бланки выдавайте лицу, ответственному за ведение трудовых книжек по его заявке, составленной в произвольной форме.

По окончании каждого месяца сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, с приложением приходного ордера. Отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, составляется в произвольной форме.

Такой порядок установлен в пункте 42 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Пример выдачи под отчет бланков трудовых книжек и оформления отчета о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши

20 октября руководителю отдела кадров Е.Э. Громовой на основании заявки были выданы под отчет:

бланк трудовой книжки;
вкладыш в трудовую книжку.

21 октября Громова представила в бухгалтерию отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши.

Ситуация: кто в организации должен отвечать за учет, ведение и хранение трудовых книжек?

В крупной организации ведением трудовых книжек обычно занимается отдел кадров. У небольшого работодателя из-за отсутствия соответствующего специального подразделения делать подобную работу могут бухгалтеры, секретари или другие должностные лица. Назначение ответственного за работу с трудовыми книжками оформите приказом руководителя организации в свободной форме (п. 45 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

При смене ответственного за работу с трудовыми книжками передавайте трудовые книжки по акту приема-передачи дел. При этом в акте укажите не просто количество книжек, а перечислите их фактический состав (фамилии владельцев и реквизиты). Акт необходимо заверить двумя подписями - с одной стороны укажите должность и фамилию принявшего документы, с другой стороны - сдавшего. При выявлении фактов отсутствия некоторых трудовых книжек составьте акт, в котором укажите причины их отсутствия.

Увольнение

Получая трудовую книжку при увольнении, сотрудник должен расписаться в личной карточке и книге учета движения трудовых книжек и вкладышей (п. 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Трудовые книжки и дубликаты, не полученные сотрудниками при увольнении, организация должна хранить до востребования документа сотрудником или его ближайшими родственниками (в случае смерти сотрудника). Невостребованные - 75 лет. Такой порядок и сроки хранения предусмотрены пунктом 43 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и перечнем, утвержденным приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Оформление пенсии

Для оформления пенсии сотруднику потребуется оригинал трудовой книжки. Именно трудовая книжка является основным документом, подтверждающим период работы по трудовому договору (п. 11 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 октября 2014 г. № 1015).

Работодатель обязан выдать оригинал трудовой книжки не позднее трех дней рабочих со дня, когда сотрудник представит соответствующее заявление . При этом максимум через три рабочих дня после получения трудовой книжки в отделении ПФР человек должен будет вернуть документ в организацию. Об этом сказано в статье 62 Трудового кодекса РФ.

Подскажите пожалуйста, работник при трудоустройстве не предоставил трудовую книжку. ООО приобрело книжку. Как правильно провести выдачу сотруднику книжки (проводки) и как удержать с работника стоимость книжки, или ООО не в праве удерживать стоимость книжки?

При выдаче трудовой книжки сотруднику организация вправе взимать плату за бланк. Плату за бланк трудовой книжки взимают с сотрудника, принятого на работу впервые. Сотрудник может погасить долг за трудовую книжку, заплатив деньги в кассу или перечислив их на счет организации. Кроме того, он вправе попросить уменьшить сумму зарплаты, причитающуюся ему к выплате. В последнем случае от сотрудника нужно получить заявление на удержание из зарплаты.

В бухучете приобретение и выдачу трудовой книжки отразите проводками:

Дебет 10 Кредит 60 – оприходована трудовая книжка;

Дебет 19 Кредит 60 – отражена сумма НДС, предъявленная поставщиком;

– принята к вычету сумма НДС, предъявленная поставщиком;

Дебет 006 – принят к учету бланки трудовой книжки;

Дебет 50 (51, 70) Кредит 73 – возмещена стоимость выданной трудовой книжки (в т. ч. НДС);

Дебет 73 Кредит 91-1 – признан доход в сумме платы, полученной за бланк трудовой книжки (в т. ч. НДС);

– начислен НДС с возмещения стоимости (реализации) трудовой книжки сотрудником (если организация является плательщиком налога);

Дебет 91-2 Кредит 10 – списана стоимость трудовой книжки, переданной сотруднику организации.

Кредит 006 – списан бланк трудовой книжки.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Ситуация: можно ли удержать стоимость бланка трудовой книжки из зарплаты по заявлению сотрудника

Да, можно.

Организация вправе потребовать у сотрудника возмещения стоимости выданной ему трудовой книжки (п. 47 Правил, утвержденных ). Сделать это он может в удобной ему форме. Сотрудник может погасить долг, заплатив деньги в кассу или перечислив их на счет организации. Кроме того, он вправе попросить уменьшить сумму зарплаты, причитающуюся ему к выплате. Сотрудник может распорядиться своей еще не выплаченной зарплатой, поскольку начисления за отработанное время являются его собственностью ( , п. и ст. 209 ГК РФ).*

Имейте в виду, что без такого заявления сотрудника вы не имеете права вычесть стоимость бланка из зарплаты. Удержания в бесспорном порядке производятся только в случаях, перечисленных в статьях и Трудового кодекса РФ. Перечень этих случаев исчерпывающий и выдачи бланка трудовой книжки среди них нет.*

Иван Шкловец

2. Ситуация: можно ли не брать с сотрудника плату за бланк трудовой книжки

Да, можно.

Но такое условие должно быть закреплено в локальном нормативном акте организации (например, в Правилах трудового распорядка или в приказе руководителя).*

Кроме того, данная операция будет иметь особенности в налогообложении.

Подтверждает данный порядок Минфин России в письмах от 16 августа 2013 г. № 03-03-05/33508 , от 27 ноября 2008 г. № 03-07-11/367 .

Если организация выдает трудовую книжку сотруднику бесплатно, то у него возникает доход в натуральной форме, с которого нужно удержать НДФЛ ( , подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ, письмо Минфина России от 27 ноября 2008 г. № 03-07-11/367). Вместе с тем, трудовая книжка передается сотруднику на безвозмездной основе. Данное основание позволяет сделать вывод, что между сотрудником и организацией заключен договор дарения. Такой договор можно заключить как в устной, так и в письменной форме. Об этом сказано в пункте 1 статьи 572 и Гражданского кодекса РФ. В таком случае предоставление сотруднику трудовой книжки на безвозмездной основе можно квалифицировать как выдачу подарка. Доходы в виде подарков освобождены от НДФЛ в сумме, не превышающей 4000 руб. за год (п. 28 ст. 217 НК РФ). Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 1 июня 2010 г. № 03-04-06/6-106 .*

Иван Шкловец

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

3. Ситуация: как коммерческой организации отразить в бухучете и при налогообложении приобретение и выдачу сотруднику новой трудовой книжки. Организация применяет общую систему налогообложения

В бухучете стоимость приобретенных трудовых книжек можно учесть в составе:*

материалов на одноименном счете 10 (как активы, используемые для управленческих нужд (п. 2 ПБУ 5/01)) с последующим списанием на прочие расходы;
товаров на счете 41 «Товары».

Более правильным способом отражения является учет книжек в качестве материалов. Дело в том, что продажа трудовых книжек для обычных организаций не является основной деятельностью. Организации обеспечивают себя такими бланками на договорной основе за плату (п. 46 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). При этом бланки трудовых книжек можно приобрести непосредственно у объединения «Гознак», а также у распространителей, которые отвечают требованиям данного объединения (п. и Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н).*

При получении бланков сделайте следующие записи:*

Дебет 10 Кредит 60
– оприходованы трудовые книжки;

Дебет 19 Кредит 60
– отражена сумма НДС, предъявленная поставщиком;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– принята к вычету сумма НДС, предъявленная поставщиком;

Дебет 006
– приняты к учету бланки трудовых книжек.

Выдача трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам организации признается реализацией товаров. Следовательно, с такой операции нужно заплатить НДС. Такой вывод следует из положений подпункта 1 пункта 1 статьи 146 Налогового кодекса РФ и подтвержден в письме Минфина России от 27 ноября 2008 г. № 03-07-11/367 . При этом сотрудник оплачивает организации стоимость трудовой книжки с учетом НДС (письма Минфина России от 26 сентября 2007 г. № 07-05-06/242 и от 13 июня 2007 г. № 03-07-11/159).

В бухучете операции по выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам и получению платы за бланки отражают следующими проводками:*

Дебет 50 (51, 70) Кредит 73
– возмещена стоимость выданной трудовой книжки (в т. ч. НДС);

Дебет 73 Кредит 91-1
– признан доход в сумме платы, полученной за бланк трудовой книжки (в т. ч. НДС);

Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
– начислен НДС с возмещения стоимости (реализации) трудовой книжки сотрудником (если организация является плательщиком налога);

Дебет 91-2 Кредит 10
– списана стоимость трудовых книжек, переданных сотруднику организации.

При безвозмездной передаче трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам в бухучете сделайте проводки:

Дебет 91-2 Кредит 10
– списана стоимость трудовых книжек, переданных безвозмездно;

Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
– начислен НДС с безвозмездной передачи трудовых книжек сотрудникам (если организация является плательщиком налога).

Кредит 006
– списаны бланки трудовых книжек (вкладышей к ним).

Главбух советует: есть аргументы, позволяющие организации не платить НДС с выдачи трудовой книжки (вкладыша к ней) сотруднику. Они заключаются в следующем.

Во-первых, трудовая книжка (вкладыш к ней) не имеет признаков товара, определенных в пункте 2 ПБУ 5/01 и Налогового кодекса РФ.

Во-вторых, обеспечение трудовыми книжками сотрудников, не имеющих стажа, – это обязанность организации, установленная трудовым законодательством (ч. 4 ст. 65 ТК РФ).

Обязано ли бюджетное учреждение при выдаче трудовых книжек сотрудникам удерживать стоимость трудовых книжек, приобретенных ранее за счет средств от приносящей доход деятельности? Возможно ли удержание данной стоимости из заработной платы сотрудников? Если да, то по какой статье КОСГУ следует начислять доход? Как эти операции следует отразить в бухгалтерском учете? Как данные операции отражаются в налоговом учете?

К вопросу о взимании платы за трудовую книжку

В соответствии с требованиями ст. 65 ТК РФ при заключении работником трудового договора впервые работодателем ему оформляется трудовая книжка. При этом выдача работнику трудовой книжки производится за плату, размер которой определяется суммой расходов на ее приобретение (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (далее - Правила N 225)).
Однако, определяя "обязательность" взимания этой платы, следует учесть, что:
- выдача трудовой книжки за плату, определенная п. 47 Правил N 225, является правом работодателя (смотрите Решение Верховного Суда РФ от 19.06.2007 N ГКПИ07-564), а не его обязанностью;
- работодатель вправе принимать локальные нормативные акты, в том числе улучшающие положение работников (ст. 8 ТК РФ, ст. 57 ТК РФ).
Таким образом, решение о необходимости взимания платы с работника за выдачу трудовой книжки, по нашему мнению, находится в компетенции работодателя.

Налоговые последствия взимания (невзимания) платы за трудовую книжку

Допустим, трудовая книжка выдана работодателем за плату.
В целях налогообложения такая операция признается реализацией товара и поэтому, как следствие, в соответствии со ст. 146 НК РФ является объектом обложения НДС (смотрите также письма Минфина России от 06.08.2009 N 03-07-11/199, от 27.11.2008 N 03-07-11/367, от 07.10.2008 N 03-03-06/4/67) по ставке 18% (п. 3 ст. 164 НК РФ).
Конечно сумму налога, предъявленную продавцом (изготовителем) бланков трудовых книжек, учреждение вправе принять к вычету (п. 1 ст. 172 НК РФ). Однако сделать это без каких-либо последствий учреждение сможет только в случае приобретения трудовых книжек за счет средств от приносящей доход деятельности. Ведь в случае приобретения учреждением трудовых книжек за счет средств субсидий, предоставленных федеральных бюджетом, принятие "входящего" НДС к вычету (возмещению) приведет к повторному возмещению налога из федерального бюджета (смотрите письмо Минфина России от 26.01.2012 N 03-07-11/20).
НДС в последнем случае будет определен учреждением как разница между ценой реализуемого имущества с учетом налога и стоимостью реализуемого имущества (п. 3 ст. 154 НК РФ).
Кроме того, полученная учреждением от работника плата за выданную трудовую книжку, является доходом для целей обложения налогом на прибыль организаций (пп. 1 п. 1 ст. 248, ст. 249 НК РФ; смотрите также письмо Минфина России от 07.10.2008 N 03-03-06/4/67).
Напомним, что прибылью признаются полученные доходы, уменьшенные на величину произведенных расходов (ст. 247 НК РФ). При этом в соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ принятие расходов учреждением на приобретение бланков трудовой книжки в целях налогообложения прибыли будет правомерным при условии, что они произведены за счет средств от приносящей доход деятельности. Следовательно, если закупка трудовых книжек была произведена за счет средств выделенных учреждению субсидий, то данные расходы к уменьшению доходов, подлежащих налогообложению, не принимаются.
Обратите внимание: в профессиональном сообществе также существует позиция, согласно которой денежные средства, полученные от работника, являются не выручкой, а возмещением затрат на приобретение книжки, так как плата, взимаемая с работника за выдаваемую ему трудовую книжку, равна затратам на ее приобретение, поэтому предоставление трудовых книжек и вкладышей к ним не может быть расценено как реализация товара (п. 1 ст. 39 НК РФ).
Данная позиция находит поддержку и у судей (смотрите, в частности, постановления ФАС Северо-Западного округа от 02.03.2007 по делу N А56-44214/2006, от 01.10.2003 по делу N А26-5317/02-28).
Однако, учитывая незначительность сумм налогов, взимаемых с рассматриваемых операций, мы не считаем целесообразным придерживаться указанной позиции и отстаивать ее в суде.
Итак, взимание платы с работника при выдаче трудовой книжки имеет определенные "налоговые последствия". Но это еще не повод считать решение о безвозмездной выдаче трудовых книжек работникам оптимальным. Ведь "налоговые последствия" возникнут у учреждения и в случае безвозмездной выдачи.
Во-первых, безвозмездная передача товаров для целей обложения НДС равнозначна реализации (пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ, письмо Минфина России от 27.11.2008 N 03-07-11/367). При этом уплатить налог учреждению придется из своих средств.
Во-вторых, безвозмездная передача работнику трудовой книжки приведет к возникновению у работника дохода в натуральной форме, подлежащего обложению НДФЛ (смотрите письмо Минфина России от 27.11.2008 N 03-07-11/367).
Конечно, трудовая книжка может быть передана работнику в качестве подарка на основании договора дарения, а учитывая ее невысокую стоимость, соответствующий доход работника не будет облагаться НДФЛ в соответствии с п. 28 ст. 217 НК РФ (смотрите, например, письмо Минфина России от 01.06.2010 N 03-04-06/6-106). Однако такое "дарение" учреждению необходимо будет подтвердить документально (наличие приказа, договора и т.п.).

Бухгалтерский учет

Как видим, в зависимости от выбранного варианта выдачи трудовой книжки работнику (за плату, безвозмездно) и источника расходов на приобретение трудовой книжки, бухгалтерские записи в учете учреждения будут различаться.
Рассмотрим пример отражения операции выдачи трудовой книжки работнику за плату при условии, что бланк трудовой книжки был приобретен ранее учреждением за счет средств субсидии на выполнение госзадания.
Согласно положениям "Инструкции...", утвержденной приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н, в бухгалтерском учете учреждения могут быть отражены следующие записи:
1. Отражено уменьшение по забалансовому счету 03 "Бланки строгой отчетности"
- на основании заявления работника выдана трудовая книжка;
2. Дебет 2 205 31 560 Кредит 2 401 10 130*(1)
- начислен доход в сумме полученной платы за трудовую книжку;
3. Дебет 2 201 34 510 Кредит 2 205 31 660
- в кассу поступила плата за трудовую книжку;
4. Дебет 2 210 03 560 Кредит 2 201 34 610
- денежные средства внесены на лицевой счет учреждения в органе Федерального казначейства;
5. Дебет 2 201 11 510 Кредит 2 210 03 660
- денежные средства зачислены на лицевой счет учреждения, одновременно отражено увеличение по забалансовому счету 17;
6. Дебет 2 401 10 130 Кредит 2 303 04 730
- начислен НДС;
7. Дебет 2 303 04 830 Кредит 2 201 11 610
- перечислен налог в бюджет, одновременно отражено уменьшение по забалансовому счету 17.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
государственный советник РФ 3 класса Семенюк Александр

Ответ прошел контроль качества

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

*(1) По нашему мнению плату за трудовую книжку учреждению следует отразить по статье 130 "Доходы от оказания платных услуг (работ)" КОСГУ.
Данной позиции, в частности, придерживаются и отдельные главные администраторы доходов бюджета:
- п. 1 приложения N 2 к приказу Минюста России от 28.04.2012 N 67;
- приложение N 1 к приказу Минкульта России от 26.06.2012 N 659;
- п. 6 приложения N 3 к приказу Ростехнадзора от 31.08.2012 N 482;
- п. 7 приложения N 1 к приказу Росавиации от 27.08.2012 N 574.
Аналогичного мнения в прошлые годы придерживались и специалисты уполномоченных органов:
- письмо Минфина России от 29.12.2006 N 02-14-10а/4060;
- письмо Федерального казначейства от 18.05.2005 N 42-2.2-06/63.

Камни