Приметы

Классификация целей менеджера: личные и профессиональные цели. Мотивация. Мотивация - это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личных целей или целей организации

10.10.2019

Организация по определению – это группа людей с осознанными общими целями. Организацию можно рассматривать как средство достижения целей, которое позволяет людям выполнить то, что они не могут выполнить индивидуально.

Цели – это конечные состояния системы (в данном случае организации и ее элементов), которое стремиться добиться группа, работая вместе. В процессе планирования руководство разрабатывает цели и сообщает их членам организации. Этот процесс представляет собой мощный механизм координирования, потому что он дает возможность членам организации знать, к чему они должны стремиться.

У организации могут быть разнообразные цели; особенно это касается организаций различных типов. Например, организации, которые занимаются бизнесом, сосредоточены главным образом на создании определенных товаров или услуг в рамках специфических ограничений – по затратам и получаемой прибыли. Эта их задача отражена в таких целях, как рентабельность (прибыльность) и производительность. Государственные органы, некоммерческие учебные и научные учреждения, больницы не стремятся получать прибыль. Но их волнуют затраты. И это находит отражение в наборе целей, сформулированных как предоставление конкретных услуг в рамках определенных бюджетных ограничений. Однако лежащие в их основе этические понятия в сочетании с острым чувством социальной ответственности зачастую являются скорее философией конкретных организаций, чем их природы как коммерческих или некоммерческих организаций.

Это разнообразие направлений деятельности простирается дальше, поскольку крупные организации имеют много целей. Для того, чтобы получить, например, прибыль, предприятие должно сформулировать цели в таких областях, как доля рынка, разработка новой продукции, качество услуг, подготовка и отбор руководителей и даже социальная ответственность, – то есть в каждой функциональной области, о которой говорилось выше. Некоммерческие организации также имеют разнообразные цели, но они, вероятно будут уделять большее внимание социальной ответственности. Ориентация, определяемая целями, пронизывает все последующие решения руководства.

Таким образом, любая организация ставит перед собой множество целей, разных по значимости, срокам их достижения и охвату персонала, занятого их достижением. Одни цели устанавливаются для всей организации в целом и на их достижение затрачиваются практически все имеющиеся ресурсы. Другие же определяются только для какой-то функциональной области, третьи – для конкретного человека или определенной группы людей.

Поэтому все многообразие целей, как правило, разделяют на четыре категории по степени охвата целью персонала организации и горизонту, на который эти цели определяются.

К первой категории относится только одна цель, называемая миссией организации. Миссия – это основная общая цель организации, четко выраженная причина ее существования. Все остальные цели вырабатываются для осуществления этой миссии.

Значение миссии, которая формально выражена и эффективно представлена сотрудникам организации, невозможно преувеличить. Выработанные на ее основе цели служат критериями для всего последующего процесса принятия управленческих решений. Если руководители не знают, какова основная цель их организации, то у нее не будет логической точки отсчета для выбора наилучшей альтернативы.

Без определения миссии как ориентира руководители имели бы в качестве основы для принятия решения только свои индивидуальные ценности. Результатом мог бы быть скорее огромный разброс усилий, а не единство целей, имеющее существенное значение для успеха организации. Неудивительно, что такие исключительно преуспевающие организации, как IBM, Ford, Delta Air Lines, McDonalds, Sony Corporation, Kodak и Гарвардский университет, имеют формально выраженную, ясно изложенную формулировку миссии.

В качестве примера можно привести формулировку миссии одного из крупнейших финансовых учреждений США – компании Son Banks: «Миссия компании Son Banks заключается в содействии экономическому развитию и благосостоянию сообществ, обслуживаемых компанией, путем предоставления гражданам и предприятиям качественных банковских услуг таким образом и в таком объеме, которые соответствуют высоким профессиональным и этическим стандартам, обеспечения справедливой и соответствующей прибыли акционерам компании и справедливого отношения к сотрудникам компании».

Миссия известной японской фирмы Sony Corporation заключается в том, чтобы посредством высокотехнологичных разработок, инновационной деятельности в сфере производства и организации сплоченного трудового коллектива удовлетворить потребности покупателей в мировом масштабе.

Рассматривая миссию фирмы с точки зрения определения основных потребностей потребителей и их эффективного удовлетворения, руководство фактически создает клиентов для поддержания организации в будущем. Если предприятие берет на себя миссию создания клиентов, оно также получит прибыль, необходимую для своего выживания, если конечно, исключить плохое управление при осуществлении этой миссии. Аналогичным образом, если некоммерческая или общественная организация последовательно работает над удовлетворением потребностей своего круга потребителей, она обязательно должна получить поддержку, которая ей необходима для продолжения своей деятельности.

Итак, как уже было сказано, миссия – это основная общая цель организации. Для ее осуществления, собственно, и существует сама организация. Деятельность каждого члена организации направлена в первую очередь на реализацию ее миссии.

Другие общие цели , за исключением миссии, образуют вторую категорию целей. В отличие от миссии, цели этой категории, хотя и разрабатываются для организации в целом, имеют ярко выраженную функциональную направленность. Так же, как и миссия, они разрабатываются на длительную перспективу, но, вместе с тем, они обязательно увязываются с имеющимися ресурсами и имеют четкую ориентацию во времени, горизонт прогнозирования (то есть для каждой цели должно быть определено, к какому периоду времени, к какой дате эта цель должна быть достигнута).

Общие цели устанавливаются для каждой функциональной области, однако, перечень таких функциональных областей может быть различным. Поэтому в каждой конкретной организации формируется собственный набор общих целей. Он разрабатываются для каждого вида деятельности, который, по мнению компании, является важным и выполнение которого она захочет наблюдать и измерять.

Например, общими целями в области маркетинга могут быть увеличение доли рынка до определенного процента в течение определенного периода, обеспечение продажи какого-либо объема товара, завоевание какой-то определенной потребительской аудитории (опять-таки, за четко обозначенный период времени) и т.д. Общие цели в управлении персоналом могут выражаться в таких количественных показателях, как число невыходов на работу, опозданий, количество часов профессионального обучения, размер заработной платы и т.д.

Третью категорию целей образуют специфические цели , которые разрабатываются по основным видам и направлениям деятельности в рамках общих целей для каждой функциональной области. Между общими и специфическими целями существует ряд различий прикладного характера, что и обусловило их выделение в отдельную категорию. Во-первых, специфические цели разрабатываются, как правило, на более короткий срок, чем общие. Во-вторых, в рамках каждой общей цели разрабатывается несколько специфических, и если общие цели устанавливаются для каждой функциональной области в целом, а нередко их достижением занимается несколько функциональных областей, то реализацией специфических целей занимаются отдельные подразделения в рамках одной функциональной области. Достижение специфических целей всеми функциональными подразделениями обеспечивает и достижение общей цели.

Специфические цели могут быть двух типов. Одни являются детализацией общих целей (или других специфических целей более высокого уровня), а другие представляют собой эквиваленты критериев достижения этих целей. Например, в рамках такой общей цели, как увеличение доли предприятия на рынке косметической продукции Украины к началу следующего года, могут быть разработаны следующие специфические цели: «Увеличение доли предприятия на рынке косметической продукции Луганской области на 8% к 1 октября нынешнего года» и Увеличение времени трансляции рекламы продукции предприятия на украинском национальном телевидении на 20% до 1 сентября текущего года». В первом случае специфическая цель представляет собой детализацию общей цели, а во втором – является одним из критериев ее достижения.

Цели подразделений в различных организациях, которые имеют сходную деятельность, будут ближе между собой, чем цели подразделений одной организации, занимающихся различными видами деятельности. Например, цели отдела маркетинга корпорации Sony будут ближе к целям такого же отдела компании Proctor & Gamble, чем к целям производственного отдела самой Sony, и могут заключаться, скажем, в увеличении потребительской аудитории на 15% в следующем году.

Из-за различий в специфических целях подразделений руководство должно принимать усилия по их координации. Основными направляющим моментом при этом следует считать общие цели организации. Цели подразделений должны внести конкретный вклад в достижение целей всей организации, а не вступать в противоречие с целями других подразделений.

Четвертая, последняя категория целей – это задачи. Задача – это краткосрочная цель, строго ограниченная во времени и других ресурсах и выполняемая одним или несколькими определенными членами организации заранее определенным способом. Возникновение задач связано с углублением разделения труда в организации и появлением специализации отдельных работников в рамках одного подразделения. С исторической точки зрения, изменения в характере и содержании задач были тесно связаны с эволюцией специализации. Специализация задач повышает прибыль, потому что увеличение производительности снижает затраты на производство. С технической точки зрения, задачи предписываются не работнику, а его должности. В соответствии с принятой структурой организации каждая должность включает ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации (подробнее об этом будет сказано ниже).

Все задачи организации направлены на работу с ресурсами и в соответствии с этим делятся на несколько категорий. Это работа с людьми (человеческими ресурсами), капиталом (финансовыми ресурсами), предметами (материальными ресурсами) и информацией (информационными ресурсами). Например, на обычном заводском конвейере работа людей состоим из работы с предметами. Задачи же мастера – это, в основном, работа с людьми.

Чтобы лучше понять различия между миссией, общими, специфическими целями и задачами, в таблице 2 приведены их основные особенности.

Таблица 1 Характеристики целей организации

ХАРАКТЕРИСТИКА МИССИЯ ОБЩИЕ ЦЕЛИ СПЕЦИФИЧЕСКИЕ ЦЕЛИ ЗАДАЧИ
1. По уровням управления
1. Организация в целом Единая миссия на неопределенный срок Несколько целей на длительную перспективу
2. Функциональная область Единая общая цель или частичное достижение нескольких целей Несколько целей в средне- и краткосрочном аспекте
3. Подразделение Одна или несколько целей, как правило краткосрочных Несколько задач для отдельных работников или групп
4. Работник или малая группа Одна или несколько взаимосвязанных задач
2. По элементам характеристики
1. Горизонт определения цели Не определен Долгосрочный и среднесрочный Среднесрочный и краткосрочный Краткосрочный
2. Уровень обеспечения реализации Организация в целом Одна или несколько функциональных областей Одно или несколько подразделений Отдельный работник или малая группа
3. Количество устанавливаемых целей в определенный момент времени Одна для всей организации Одна для функциональной области или несколько для нескольких областей Одна для подразделения или несколько для нескольких подразделений Одна для работника или несколько для малой группы
4. Число уровней целей Один для всей организации Несколько для организации и один для функциональной области Несколько для функциональной области и один для подразделения Несколько для подразделения или малой группы и один для конкретного работника

Важным этапом при планировании является выбор целей.

Цели организации - результаты, которых стремится достичь организация, и на достижение которых направлена ее деятельность.

Выделяют главную целевую функцию, или миссию организации, определяющую основные направления деятельности фирмы.

Миссия - основная главная цель организации, ради которой она и создана.

При определении миссии организации необходимо учитывать:

Формулировку задачи организации с точки зрения производства ею товаров или услуг, а также основных рынков и ключевых технологий, используемых в организации;
- положение фирмы по отношению к внешней среде;
- культуру организации: какой рабочий климат существует в данной организации; какой тип работников привлекает данный климат; каковы основы взаимоотношений руководителей фирмы с рядовыми сотрудниками;
- кто является клиентами (потребители), какие потребности клиентов (потребителей) фирма может успешно удовлетворить.

Миссия организации является основой при формулировке ее целей. Цели представляют собой отправную точку при планировании.

Цели различают:

1. По масштабу деятельности: глобальные или общие; локальные или частные.

2. По актуальности: актуальные (первоочередные) и неактуальные.

3. По рангу: главные и второстепенные.

4. По временному фактору: стратегические и тактические.

5. По функциям управления: цели организации, планирования, контроля и координирования.

6. По подсистемам организации: экономические, технические, технологические, социальные, производственные, коммерческие и т.д.

7. По субъектам: личные и групповые.

8. По осознанности: действительные и мнимые.

9. По достижимости: реальные и фантастические.

10. По иерархии: высшие, промежуточные, низшие.

11. По взаимоотношениям: взаимодействующие, индифферентные (нейтральные) и конкурирующие.

12. По объекту взаимодействия: внешние и внутренние.

Во многих учебных и интернет источниках представлены различные варианты классификаций целей, и они между собой часто различаются. Однако можно с уверенностью сказать, что основа многих классификаций остаётся схожей. Так цели классифицируются:



1) по уровням. Низший уровень является объективная целесообразность, а в свою очередь высший - целенаправленностью технических и организационных структур, ориентированных на достижение высших целей;

2) по источникам формирования делятся на заданные извне и сформировавшиеся внутри организации. Внешние цели, учитывают потребности более широкой социальной общности, в рамках которой организация функционирует, а внутренние ориентированы на удовлетворение потребностей коллектива;

3) с точки зрения комплексности можно говорить о простых и сложных целях. Сложные, в свою очередь, разбиваются на подцели;

4) по степени важности цели разделяются на стратегические и тактические. Тактические же бывают оперативными (цели годового плана) и операционными (цели текущих заданий).

5) с учетом времени, необходимого для реализации, цели подразделяют на долгосрочные (свыше пяти лет), среднесрочные (от года до пяти лет) и краткосрочные (до одного года);

6) по содержанию цели делятся на личные и институциональные. Личные цели связаны с повседневной жизнедеятельностью людей и определяются системой их ценностей, материальным положением, возрастом, здоровьем и т. д., а институциональные цели - это цели производственно-хозяйственной деятельности. Они делятся на: а) технологические; б) экономические; в) производственные; г) административные; д) маркетинговые; е) научно-технические; ё) социальные;

7) с точки зрения приоритетности выделяют: а) необходимые цели, достижение которых решающим образом влияет на положение организации, подразделения или отдельного работника; б) желательные цели, чья реализация позволяет в определенной степени улучшить это положение и создать дополнительные гарантии; в) возможные цели, чье осуществление в принципе в данный момент ничего не меняет;

8) цели могут иметь троякую направленность: а) на конечный результат (пример: выпуск определенного объема продукции); б) на осуществление той или иной деятельности (пример: совершенствование технологии); г) на достижение определенного состояния объекта (пример: приобретение работником новой профессии);

9) по форме выражения можно говорить о целях, описываемых количественными показателями (о производстве продукции в рублях, тоннах, штуках) и характеризуемых качественно (о достижении благоприятного морально-психологического климата в коллективе, который ничем измерить нельзя);

10) исходя из особенностей взаимодействия цели могут быть: а) безразличными по отношению друг к другу (индифферентными); б) конкурирующими; в) дополняющими (комплементарными); г) исключающими друг друга (антагонистическими); д) совпадающими (идентичными);

11) по степени обязательности можно выделить цели-задания и цели-ориентиры. При этом главным способом реализации целей-заданий является настрой исполнителей посредством целей-ориентиров;

12) с точки зрения масштабности выделяются глобальные, общие и частичные цели;

13) по степени реальности цели рассматриваются как действительные и мнимые;

14) с точк Однако при существующей классификации целей организации не следует забывать о несколько ключевых требований, которым должны удовлетворять цели, так:

а)цели должны быть достижимыми. Они не должны быть слишком легкими для достижения и сверхтяжёлыми (недостежимыми), что может привести к потере ими ориентира и очень негативно сказаться на деятельности организации.

б)цели должны быть гибкими. Они должны быть легко корректируемыми в соответствии с теми изменениями, которые могут произойти в окружении.

в) цели должны быть измеримыми.Они должны быть сформулированы таким образом, чтобы их можно было количественно измерить и полноценно оценить результаты деятельности организации.

г) цели должны быть конкретными, чётко указывающими, в каком направлении должна осуществляться деятельности организации. Цель должна четко фиксировать, что необходимо получить в результате деятельности, в какие сроки следует ее достичь, и кто ответственен за достижение цели.

д)цели должны быть совместимыми.Совместимость предполагает, что долгосрочные цели соответствуют миссии, а краткосрочные цели - долгосрочным. Цели не должны противоречить друг другу и приносить друг другу ущерб.

е)цели должны быть приемлемыми для основных субъектов влияния (собственники организации; сотрудники организации; покупатели товара (продукта) организации; деловые партнеры организации; местное сообщество и общество в целом), определяющих деятельность организации, и в первую очередь для тех, кому придется их достигать.

Таким образом, рассмотрев целевое начало, понятие цели и существующую классификацию целей организации, можно сделать следующие выводы:

1. Организация, подразумевает собой некую группу людей, у которой есть определённое предназначение. Эта группа, в зависимости от своих масштабов, имеет определённую структуру, силы и средства. Деятельность организации направлена на достижение определённых целей (как общих, так и частных).

2. Наличие цели или целей, является одним из важнейших условий формирования и существования организации. Отсутствие целей, свидетельствует об отсутствии организации, как таковой.

3. Цели организации, являются силами формирующими организацию, одновременно с этим, они составляют основу жизнедеятельности организации, ее движущей силой. Часто достигая большого количества и различаясь по различным критериям, цели организации, дополняя друг друга, образуют определённую упорядоченную структуру, которая направлена на успешную деятельность организации, результатом которой должны стать достижения главной цели и выполнение миссии организации.

4. Основным назначением целей является установление ими рубежей, рамок и нормативов к которым стремиться организация. Достижение организацией этих рубежей и нормативов, вовсе не говорит о прекращении её существования и функционирования. Как правило, по достижению целей, организацией достигается определённая ступень развития, и положение организации на данной ступени открывают перед ней новые горизонты, а следовательно и новые цели, которые формируются исходя на какой из стадий своего жизненного цикла находится организация.

Соотношение целей и мотивов в совместной деятельности еще сложнее, чем в индивидуальной. В условиях групповой деятельности мотив индивида, включенного в нее, так или иначе соотносится с мотивами других участников, и в силу этого он может измениться. В этих условиях раскрываются некоторые новые стороны в динамике индивидуальных мотивов. Сложность переплетений мотивов в групповой деятельности создает некоторые трудности в руководстве этой деятельностью.

Групповая деятельность, как и индивидуальная, предполагает планирование. Процесс планирования протекает по-разному в зависимости от функциональной организации группы, которая определяет меру участия в планировании каждого члена группы.

Существенным для организации групповой деятельности является согласование действий во времени по трем вариантам.

1. Отдельные действия или ряд последовательных действий выполняют разные участники группы параллельно. Согласование осуществляется в основном в начале деятельности и может также проводиться по определенным этапам.
2. Последовательное выполнение действий, когда результат действия одного участника становится отправной точкой действия другого. Здесь согласование требуется при каждом переходе.
3. Выполнение одной операции одновременно несколькими людьми. Согласование действий в этом варианте должно осуществляться непрерывно в течение всего времени операции.

Общая цель определяет специфику задач каждого из участников совместной деятельности, а следовательно, и те конкретные действия, которые должен выполнить каждый. При этом отдельные действия всех участников выступают именно как составная часть совместной деятельности и могут быть поняты только в ее логике. При рассмотрении самого действия процесс трансформации цели в систему задач вообще не может быть раскрыт.

В изучении общей цели совместной деятельности особое значение обретает второй личностный аспект. Включаясь в совместную деятельность, люди могут иметь (и обычно имеют) разные цели: случаи их полного совпадения скорее исключение, чем правило.

Вопрос о том, как на этой основе формируется общая цель и как с ней соотносятся индивидуальные цели, является ключевым для психологического изучения совместной деятельности.

Было бы упрощением представить дело так, что каждая личность, включающаяся в совместную деятельность, имеет только одну-единствен-ную цель. В процессе жизни у личности формируется определенная система целей, в которой одни цели занимают ведущее положение, другие - подчиненное. При этом их соотношение динамично. Иначе говоря, каждая личность характеризуется сложно структурированным и динамичным полем целей. Благодаря этому создается возможность согласования индивидуальных целей и формирования общей цели, которая требуется для организации конкретной совместной деятельности.

Когда речь идет об общей цели, то имеется в виду не только совпадение целей личностей, участвующих в совместной деятельности. Более важно, что она связана с потребностями группы, целостного образования. В этом смысле общая цель как бы стоит над целями отдельных личностей, являющихся членами этой группы; личностные цели выступают как производные от общей. Здесь возникает вопрос, как тот или иной участник совместной деятельности трансформирует общую цель в собственную, понимает свое участие в ее реализации, а также понимает и принимает цели и роли других участников.

Не раз было доказано, что чем лучше работник понимает поставленные перед ним цели и чем больше они соответствуют его внутренним устремлениям, тем с большей вероятностью эти цели будут достигнуты. Практическая реализация этого принципа в условиях конкретной организации достаточно сложна, и именно она, как правило, является главной преградой на пути внедрения MBO.

Наиболее действенный способ решения этой проблемы заключается в постепенном внедрении на предприятии системы взаимосвязи между целями организации и личными целями персонала. Процесс внедрения данного модуля можно разделить на две стадии: вначале - концептуальное внедрение, позволяющее разграничить и соотнести интересы организации и работающих в ней сотрудников, затем - выстраивание системы критериального и количественного соотношения целей организации и целей персонала.

На первый взгляд может показаться, что сама по себе система взаимосвязи между целями организации и личными целями персонала имеет вторичный характер по сравнению с двумя другими модулями: «системой вертикальной зависимости целей» и «системой оценки деятельности персонала», но это не так.

Система вертикальной взаимосвязи может принести не меньше пользы для организации, чем два других модуля. Ее сущность заключается в возможности детально оценить слабые и сильные стороны организации, ее внешние контакты и стратегические направления развития через призму трудовых ресурсов.

Начинать работу по внедрению всех трех модулей одновременно смысла нет. У поочередного внедрения есть немало плюсов: оно не только позволит распределить расходы во времени, но и в случае возникновения непредвиденных ситуаций минимизировать убытки.

Рекомендовать какой-либо определенный порядок внедрения модулей нет смысла - все зависит от специфики конкретной организации, но при этом можно дать несколько общих рекомендаций. Так, в компаниях с высокой трудоемкостью производства следует начинать с внедрения второго модуля, а с большим количеством уровней управления - с первого.

Впрочем, внедрение всех трех модулей еще не гарантирует переход организации к управлению по целям. Это лишь первый этап, по итогам которого необходимо провести тщательный анализ и определить две вещи. Во-первых, по-прежнему ли организация нуждается в MBO. Во-вторых, насколько потребности в дальнейшем внедрении MBO обеспечены ресурсами организации. Вполне возможно, что эффект, полученный от функционирования первичных модулей, достаточен, а дальнейшая работа не принесет оправданной отдачи.



Сущность второго этапа заключается в парной интеграции первого-третьего и второго-третьего модулей (рис. 1). В итоге получатся две новые, по-прежнему сохраняющие самостоятельность макросистемы. Первая из них (М1-М2) отражает стратегические устремления организации и представляет собой технологическую систему достижения поставленных целей. В ее рамках система вертикальной зависимости целей соотносится с ресурсным обеспечением деятельности организации на каждом уровне управления.

Вторая (M2-M3) выступает в качестве управляемой системы мотивации в организации - оценки деятельности и вознаграждения персонала становятся более адресными, повышая тем самым возможности для регулирования производственных, информационных и организационных процессов. На втором этапе фактически происходит форматирование всех первичных модулей. Они становятся более жесткими, структурируемыми, а описывающие их показали и корреляционные зависимости более четкими и конкретными.

Лишь затем, после тщательного анализа и оценки целесообразности и сроков дальнейшей работы над внедрением MBO, дело доходит до третьего и последнего этапа. Система приобретает законченный вид, позволяющий предприятию добиваться поставленных целей при достаточном ресурсном обеспечении и реалистичного прогноза рыночной конъюнктуры. Главная особенность третьего этапа заключается в необходимости двухуровневого подхода. С одной стороны, происходит интеграция трех первичных модулей, а с другой - объединение в единое целое систем M1-M3 и M2-M3. Разделить два этих процесса невозможно. Несмотря на достаточно высокие ресурсные затраты, работа должна проходить одновременно. При этом разрабатываются планы действий и использования ресурсов, планы развития, планы распределения рабочего времени, одновременно формируется бюджет и система отчетности.



Поэтапный подход к внедрению на предприятиях и организациях метода управления по целям имеет немало преимуществ. Во-первых, он позволяет добиться рационализации расходов на перестройку системы управления. Во-вторых, получить практические результаты еще до полного завершения работ по внедрению MBO. А, в-третьих, минимизировать финансовые и организационные риски. В российских условиях это особенно ценно, поскольку позволяет предприятиям и организациям постепенно совершенствовать систему управления.

Метод бюджетирования

Внедрение в компании бюджетного управления - проект, требующий значительных инвестиций. Существует критерий, позволяющий сделать четкий вывод о своевременности реализации такого проекта.

Задумывались ли вы, почему студенческие годы большинство из нас вспоминают как самое счастливое время в жизни? Предлагаю свой вариант ответа. Все дело, как это ни банально, в деньгах. Вернее в их отсутствии. Стипендии, доходов от подработок и помощи родителей среднестатистическому студенту хватает только на еду и пиво. Идея накопить и приобрести что-нибудь значимое в этот период жизни настолько утопична, что даже и не возникает. Поэтому нет и внутренней неудовлетворенности, знакомой людям постарше: ведь ее обычно порождает стремление к обладанию какими-либо материальными ценностями.

Итак, студент оканчивает вуз, устраивается на работу и начинает ежемесячно получать свою, пока небольшую, зарплату. И тут же появляется какая-то заветная мечта, связанная с покупкой, например, машины. Проходят месяцы и годы, но накопить сумму, хоть как-то сопоставимую со стоимостью желанной модели, все не удается. Вроде и зарплата уже неплохая, и даже повышают ее регулярно, а практически ничего не откладывается, хоть убей.

А теперь подходим собственно к теме бюджетирования. Хорошенько разозлившись на себя, наш герой твердо решает осуществить свою мечту вопреки всему. Для этого он одалживает деньги; занимаясь до позднего вечера, получает второе высшее образование или даже степень MBA; доводит свой английский до заветного и меняет работу, значительно продвигаясь по карьерной лестнице. Теперь его зарплата уже в 4 раза выше, чем после окончания института. И что же? Прошло уже полгода с момента получения новой должности, а на машину отложены какие-то жалкие несколько сотен у. е.

Наконец, не переставая удивляться тому, как сложно осуществить мечту, молодой человек твердо решает, что машина должна быть куплена не позже чем через 2 года. Как известно, мечта, которая должна стать явью к определенному сроку, называется целью, а значит, пришло время подумать о способах ее достижения. Поэтому наш герой берет бумагу и ручку, садится за стол и начинает считать. Простейшим арифметическим действием определяется сумма, которую нужно откладывать каждый месяц; доходы известны с точностью до премий, то есть практически без погрешности; допустимый уровень расходов равен разности между доходом и необходимой ежемесячной прибылью. Теперь остается только контролировать фактические расходы, чтобы они не превышали определенного уровня.

Увы, в жизни это оказывается совсем не просто. В первый же месяц превышение фактических расходов над плановыми составляет 70%, что заставляет страдальца еще раз взяться за письменные принадлежности. Он начинает вести учет, сколько денег тратится и на что, причем постоянно уточняет классификацию затрат. Во второй месяц выясняется, что чуть ли не половина затрат приходится на статью «Прочее», а в третий с целью ее детализации добавляются отдельные статьи «Проезд на такси», «Пиво в пятницу» и т. д. Благодаря этим усилиям уже с пятого месяца отклонения «плана» от «факта» удается свести к нулю, а в шестом - потратить даже меньше, чем было запланировано. Финал, как вы, наверное, догадались, голливудский: машина куплена, наш герой счастлив.

В приведенном примере ясно прослеживаются все этапы, которые проходит большинство фирм, внедряя бюджетирование. Аналогия абсолютно полная, без каких-либо допущений и натяжек. Судите сами:

- этап 1-й: «студенческая жизнь». Первые 1-3 года новая фирма борется за выживание. Цели в их классическом понимании у нее отсутствуют. Решаются тактические задачи, сводящиеся к обеспечению текущей платежеспособности;

- этап 2-й: работа, оторванная от цели. Достигнутый к этому моменту уровень доходов позволяет отойти от борьбы за существование и сформулировать стратегические цели компании. Однако деятельность ведется по-старому, никакой планомерной (задумайтесь о происхождении этого слова!) работы для достижения целей не предпринимается;

- этап 3-й: работа на основе планов. К этому времени менеджеры компании уже отчетливо понимают, что цели не будут достигнуты без разработки финансовых планов (бюджетов). Такие планы разрабатываются регулярно, однако из-за отсутствия управленческого учета и контроля фактически достигнутых результатов возможность достижения поставленных целей сводится к нулю;

- этап 4-й: бюджетное управление компанией. Теперь все пришло в норму. Дорога к целям вымощена оперативными планами, а внедренная система мотивации ведет точно по этой дороге, пресекая каждый шаг в сторону (возникающие отклонения плана от факта).

Компании пора инвестировать во внедрение бюджетного управления тогда, когда ее собственники и руководство ясно сформулировали стратегические цели. Бюджетирование станет средством их достижения, безотказно работающим при правильном его использовании.

С каждым годом внедрение технологий бюджетирования на предприятиях происходит все более интенсивно. Многие руководители уже осознали ценность данного инструмента для эффективного управления предприятием, однако не многие могут построить систему бюджетирования таким образом, чтобы она приносила реальные результаты. Особенно сложно внедрить процессы бюджетирования в крупной компании, имеющей сложную производственную и финансовую структуру.

Термин «бюджетирование» в литературе имеет множество различных трактовок, начиная от определений «бюджетирование - это финансовое планирование в компании» и заканчивая определениями «бюджетирование - это комплексный интегрированный процесс планирования». Такой диапазон мнений относительно сущности бюджетирования чаще всего продиктован либо незнанием общей методологии создания данного процесса, его задач, технологии реализации этих задач и результатов, которые можно получить в процессе внедрения этих технологий, либо попыткой внедрить зарубежные методики без адаптации их к российским условиям хозяйствования.

Бюджетирование следует рассматривать с трех позиций :

· Как процесс трансформации планов деятельности компании в показатели доходов и расходов, платежей и поступлений, то есть в финансово-экономические показатели.

· Как инструмент повышения ответственности руководителей за затраты на достижение поставленных целей и полученные результаты.

· Как технологию информационно-аналитической поддержки управления, предназначенную для повышения экономической обоснованности принимаемых руководителем решений.

Каждая из этих позиций - очередная ступень в развитии системы бюджетирования на предприятии. Рассмотрим эти ступени.

Для начала необходимо определиться с терминологией, используемой в планировании и бюджетировании:

Цель - ориентир в определенной области управления, заданный в рамках иерархии вышестоящим руководителем нижестоящему руководителю.

Целевой показатель - показатель, количественно характеризующий цель(и). Плановое значение целевого показателя - ориентир для руководителя. Фактическое значение отражает степень выполнения цели (ей). Одна цель может характеризоваться несколькими показателями. Аналогично один показатель (чаще всего интегральный) может описывать несколько целей.

План - это набор действий, мероприятий, проектов и т. д., которые собирается реализовать конкретный руководитель для достижения поставленных ему целей.

Бюджет - сумма располагаемых средств для выполнения запланированных мероприятий.

Далее нам необходимо определиться с понятием масштаба компании. Масштаб компании характеризуется численностью работников, производственной мощностью, оборотом, сложностью производственно-хозяйственной структуры компании, географической разобщенностью структурных подразделений, количеством и сложностью бизнес-процессов, а также рядом других факторов.

Деление компаний на крупные, средние и мелкие по численности персонала является условным. Персонал - лишь один из критериев классификации. По персоналу наиболее объективно можно классифицировать предприятия в рамках одной отрасли.

Производственная мощность - вполне объективный критерий, понятный любому специалисту на предприятии. Производственная мощность предприятия определяется максимально возможным годовым выпуском продукции (оказанием услуг, например, по транспортировке) в номенклатуре и ассортименте, установленным планом, при полном использовании производственного оборудования и площадей в соответствии с оптимальным режимом работы предприятия.

Оборот компании является финансово-экономическим критерием масштаба компании и одним из важнейших факторов в определении ее стоимости.

Производственно-хозяйственная структура компании определяет направления ее деятельности. Производственно-хозяйственная структура любого крупного предприятия характеризуется следующими параметрами:

Наличием двух четко выраженных контуров управления: производственного и административно-хозяйственного.

Наличием большого количества вспомогательных процессов и значительной долей ресурсов, занятых в этих вспомогательных процессах.

Значительным количеством структурных подразделений различных уровней управления.

1. Бюджетирование как процесс трансформации планов деятельности компании в показатели доходов и расходов, платежей и поступлений, то есть в финансово-экономические показатели .

В компании существуют три процесса, которые связаны с формированием перспективных величин:

· процесс целевого планирования;

· процесс планирования мероприятий;

· процесс бюджетирования.

Целевое планирование предусматривает установление целей и их формализацию в виде целевых показателей. В качестве целевых используются финансовые и нефинансовые, качественные и количественные показатели, с помощью которых для каждого руководителя устанавливается одна или несколько целей.

Целевые показатели задают те параметры, которые должно обеспечить подразделение, для того чтобы «вписаться» в общую программу работы предприятия, которая объединяет все подразделения и функциональные направления.

Далее следует оценить ресурсы, необходимые для выполнения заданных целевых показателей. Оценка ресурсов проводится с помощью нормативов (там, где это возможно) и планов мероприятий. Если рассмотреть нормативы и мероприятия с точки зрения процессов, то нормативная база - это измерение текущего хода процесса, а мероприятия - это внесение изменений в сам процесс с целью улучшения его характеристик.

Нормативы и мероприятия оцениваются с точки зрения потребности в финансовых ресурсах. Так появляются бюджеты. Бюджеты содержат все расходы, на которые может влиять руководитель. Например, предприятие, имея запасы товарно-материальных ценностей, несет затраты, связанные со складированием, расходы по выплатам налога на имущество, а также альтернативные затраты, связанные с невозможностью куда-либо инвестировать оборотные средства, находящиеся в виде запасов. Все эти расходы связаны с объектом управления - запасами. Посредством воздействия на данный объект мы можем управлять величиной расходов.

Специфика крупных предприятий в данном вопросе заключается в том, что ввиду масштаба предприятия система нормативов значительно превалирует над целевыми мероприятиями. Крупным предприятием значительно легче управлять посредством максимального нормирования всех процессов. Однако далеко не все нормативы при этом являются экономически обоснованными. Значительная часть из них устарела и не соответствует требуемым на сегодня технологическим и организационным параметрам процессов. В то же время внести коррективы в процесс бывает зачастую настолько трудно ввиду большого количества согласований, что этим просто пренебрегают.

Важнейшим фактором, определяющим эффективность реализации процесса планирования и бюджетирования, является точное следование иерархии целей, целевых показателей, мероприятий и бюджетов, затрагивающих несколько уровней управления. Основным элементом в данном случае является иерархия целей. Цели нижнего уровня управления должны соответствовать целям верхнего уровня управления. Только так на предприятии может быть выстроена эффективная стратегия развития. Целевые показатели, являющиеся количественными измерителями целей, также должны быть связаны между собой четкой иерархической зависимостью. Однако это не значит, что показатели на всех уровнях управления должны быть одними и теми же. Связь между показателями должна строиться в соответствии со связью между экономическими явлениями, которые эти показатели отражают.

Что касается мероприятий, то здесь иерархическая связь может быть двух видов:

Мероприятие проводится централизованно на верхнем уровне управления и затрагивает ряд подразделений, в которых разрабатываются свои мероприятия, но в русле проводимого «наверху».

Мероприятие реализуется только на нижнем уровне и связано с верхним уровнем управления через бюджеты (Рис.1).

ВВЕДЕНИЕ

Любое начинание должно иметь какую-нибудь цель.

Для организации процесс выбора миссии и формирования целей является очень важным фактором на пути к успеху. Целевое начало в деятельности организации возникает отнюдь не только потому, что ей нужно иметь ориентиры, чтобы не погибнуть в изменяющемся окружении. В первую очередь целевое начало в деятельности организации возникает потому, что организация -- это объединение людей, преследующих определенные цели.

Люди создают организации для того, чтобы с их помощью решать свои проблемы. Это значит, что с самого начала организации имеют определенную целевую ориентацию. Люди входят в организации для того, чтобы за счет этого получать для себя определенный результат. И это также придает организации определенную целевую ориентацию. Наконец, люди из внешнего окружения (покупатели, общественность, деловые партнеры и т.п.) так же, как и те, кто являются хозяевами организации или работают в организации, преследуя свои собственные цели при взаимодействии с организацией, придают ее существованию определенную направленность и тем самым развивают целевое начало в деятельности организации.

Для конкретизации целей организации используют различные методы. Одним из которых является "дерево целей".

Цель работы - изучение сущности и значения "дерева целей" в управлении.

дерево цель менеджмент организационный

ПОНЯТИЕ ЦЕЛЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ И ИХ ВИДЫ

Разработка экономической политики фирмы предполагает определение целей деятельности фирмы и стратегии ее развития на ближнюю и дальнюю перспективу, исходя из оценки потенциальных возможностей фирмы и обеспеченности ее соответствующими ресурсами.

Выбором и реальное определение цели, которая представляет собой образ будущего результата деятельности, осуществляется в процессе целеполагания.

Целеполагание выступает в качестве реального интегратора различных действий в конкретную систему цели, средства и результата. Как процесс выработки цели целеполагание есть такое динамичное образование, которое предполагает активное функционирование всех факторов, определяющих поведение человека: потребностей, интересов, стимулов, мотивов и т. д.

Центральный пункт целеполагания - определение цели через средство (механизм реализации).

Цели фирмы определяют концепцию ее развития и основные направления деловой активности.

Только получив определение через конкретное средство в процессе целеполагания, цель приобретает законченную форму и становится действенным фактором человеческой деятельности. В том случае, когда цель не дана извне и субъект сам целеполагает, связь названных факторов и цели исключительно сложна, требует ответственности, творческого отношения и инициативы.

Важность определения целей связана с тем, что они:

  • - являются фундаментом процесса менеджмента в целом - планирования, организации, мотивации, контроля;
  • - определяют способы повышения эффективности организации;
  • - лежат в основе принятия любого делового решения;
  • - служат руководством при формировании конкретных плановых заданий.

Поскольку цели реализуются в планах, то можно формулировать долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные цели. В долгосрочной перспективе каждое предприятие выделяет определенные направления, по отношению к которым управленческая команда формулирует цели. Несмотря на большое многообразие проблем, цели чаще всего формулируются по следующим направлениям:

  • - положение на рынке и клиентская ориентация описываются такими показателями, как доля рынка, объем продаж, доля отдельных продуктов в общем объеме продаж, доля рынка по отношению к конкурентам, скорость обслуживания клиентов и др.;
  • - финансовые показатели организации отражаются показателями типа себестоимость продукции, величина прибыли, рентабельность, ликвидность, финансовая устойчивость, структура капитала и др.;
  • - производство выражается в таких показателях, как производительность, коэффициент использования оборудования, квалификация сотрудников и др.;
  • - научно-технический прогресс характеризуется количеством средств, вкладываемых в развитие, автоматизацией производственных процессов, диверсификацией продукции или услуг, внедрением информационных технологий и др.;
  • - потребность и благосостояние сотрудников характеризуется величиной их средней заработной платы, доходами акционеров, величиной средств, вкладываемых на социальные нужды сотрудников, и др.;
  • - социальная роль организации может быть реализована участием в муниципальных социальных программах, благотворительностью, поддержкой прогрессивных общественно-политических акций и др.

В организации, имеющей несколько подразделений и уровней управления, складывается иерархия целей, представляющая собой декомпозицию целей более высокого уровня в цели более низкого уровня. Иерархия целей играет очень важную роль, так как устанавливает структуру организации и обеспечивает ориентацию деятельности всех подразделений на достижение целей организации в целом.

Цели, стоящие перед организацией, можно классифицировать следующим образом.

  • 1. По источникам:
    • - внешние цели, учитывающие потребности более широкой социальной общности, в рамках которой организация функционирует;
    • - внутренние цели - цели самого коллектива, ориентирующиеся на удовлетворение его потребностей. Они формируются либо как равнодействующая, либо как совпадающая часть индивидуальных целей его участников, что во многом облегчает процесс управления.
  • 2. С точки зрения комплексности:
    • - простые;
    • - сложные цели, которые в свою очередь разбиваются на подцели.
  • 3. По степени важности:
    • - стратегические цели ориентированы на решение перспективных масштабных проблем, качественно меняющих облик организации, например, занятие лидирующего положения в своей сфере деятельности;
    • - тактические цели отражают отдельные этапы достижения стратегических, например, проведение капитального ремонта. Они бывают оперативными (цели годового плана) и операционными (текущие задания).
  • 4. По сроку действия:
    • - долгосрочные цели (свыше пяти лет);
    • - среднесрочные (от года до пяти лет);
    • - краткосрочные (до одного года). Для краткосрочных целей характерна гораздо большая, чем для долгосрочных, детализация и конкретизация необходимых действий, и сами по себе они являются подцелями на пути реализации долгосрочных.
  • 5. По содержанию:
    • - технологические;
    • - экономические;
    • - производственные;
    • - административные;
    • - маркетинговые;
    • - научно-технические;
    • - социальные.

К технологическим целям можно отнести компьютеризацию, внедрение гибких технологий, строительство новых производственных зданий.

Примером экономических целей является укрепление финансовой устойчивости организации, рост прибыльности работы, увеличение рыночной стоимости акционерного капитала.

Производственные цели могут состоять в выпуске определенного объема товаров и услуг, повышении их качества, увеличении эффективности производства, снижении себестоимости.

Административные цели предполагают, например, достижение высокой управляемости организацией, надежного взаимодействия между сотрудниками, хорошей их дисциплины, слаженности в работе.

Маркетинговые цели связаны с завоеванием тех или иных рынков сбыта, привлечением новых покупателей, клиентов, продлением жизненного цикла товаров и услуг, достижением лидерства в ценах и др.

Научно-технические цели фиксируются на создании и внедрении в производство новых образцов продукции и усовершенствовании существующих, доведении их до уровня требований мировых стандартов.

Социальные цели ориентируют на создание благоприятных условий труда и отдыха работников (повышение их образовательного и квалификационного уровня, ликвидация тяжелого и ручного труда, налаживание отношений социального партнерства в организации, обеспечение людей высококачественным медицинским обслуживанием и пр).

  • 6. С точки зрения приоритетности:
    • - необходимые цели, достижение которых решающим образом влияет на положение организации, подразделения или отдельного работника;
    • - желательные цели, реализация которых позволяет в определенной степени улучшить положение дел и создать дополнительные гарантии стабильности;
    • - возможные цели, достижение которых в данный момент ничего не меняет.
  • 7. По направленности:
    • - на конечный результат, например, выпуск определенного объема продукции;
    • - на осуществление той или иной деятельности, например, повышение квалификации;
    • - на достижение определенного состояния объекта управления - реконструкцию предприятия.
  • 8. По форме выражения:
    • - цели, характеризуемые количественными показателями (например, получение определенного объема продукции);
    • - цели, описываемые качественно (например, достижение благоприятного морально-психологического климата в коллективе, который ничем измерить нельзя).
  • 9. С точки зрения особенностей взаимодействия:
    • - безразличные по отношению друг к другу (индифферентные);
    • - конкурирующие;
    • - дополняющие (комплиментарные);
    • - исключающие друг друга (антагонистические);
    • - совпадающие (идентичные).
  • 10. По уровню:
    • - миссия;
    • - общеорганизационные и специфические цели.

Миссия создает у окружающих представление об организации, ее предназначении; социальной ответственности перед обществом и своими работниками; предпочтениях, ценностях, верованиях, принципах, культуре; наиболее привлекательных сферах деятельности. Всё это обеспечивает гармонию взаимодействия организации с внутренней и внешней средой, помогает определить позиции и интересы в отношении разных социальных групп. В миссии находит отражение основа формулирования конкретных целей - общих и специфических, выработки стратегии, распределения ресурсов на различных организационных уровнях. Она ориентирует текущую деятельность управляющих. Таким образом, миссия формулирует направление движения организации с учетом внутренних и внешних условий. Она формируется и оттачивается годами, редко меняется.

На формулировку миссии влияют такие факторы, как: исторические традиции, конкурентные преимущества и угрозы, существующий потенциал организации, мнение партнеров, властей, взгляды высшего руководства. Например, в известной японской компании "Мацусита" в состав миссии входят следующие моменты: рост благодаря взаимной выгоде для фирмы и потребителей; получение прибыли путем служения обществу; честная конкуренция на рынке; взаимная выгода для фирмы, поставщиков и партнеров; участие в управлении всех работников.

На основе миссии формулируются общие цели (обычно 4-6), которые отражают важнейшие направления деятельности организации в целом и могут быть интегральными и функциональными. Первые связаны, например, с достижением ее устойчивости, обеспечением необходимого уровня рентабельности, прибыли, продаж, выходом на внешние рынки и т.п. Вторые - с отдельными конкретными сторонами работы организации: финансами, маркетингом, кадровой работой. Они являются заданиями для соответствующих служб.

Специфические цели разрабатываются в каждом подразделении (стратегической, хозяйственной единице) и определяют основные направления его деятельности в свете реализации их общих целей. Обычно они охватывают уже средне- и краткосрочный периоды и обязательно выражаются в количественных показателях, составляя основу планов.

Поскольку специфические цели отражают интересы относительно самостоятельных подразделений, они неизбежно вступают в определенные противоречия с общими. В связи с этим возникает необходимость их взаимной увязки в интересах достижения максимума общеорганизационных результатов.

Процесс формирования целей в зависимости от особенностей организации может происходить как централизованно, так и децентрализовано. В первом случае обеспечивается их единая ориентация в рамках организации, но тогда для низших уровней управления цели оказываются навязанными, что может вызвать сопротивление исполнителей. Во втором случае эти проблемы снимаются, но возникают сложности, связанные с координацией целей, направлением их в единое русло.

В современных условиях миссия и общеорганизационные цели часто формируются в совместном диалоге высших менеджеров, руководителей подразделений, консультантов по вопросам управления.

На основе сформированных целей организации выбирается стратегия развития организации.

На сегодняшний день, как считает Манфред Ке де Ври, один из ведущих мировых экспертов по вопросам лидерства и стратегического управления, организации, в которых преобладали контроль, послушание и иерархия (три C: control, compliance, compartmentalization), уступили место организациям, сосредоточенным на идеях, информации и взаимодействии (три I: ideas, information, interaction). Соответственно, изменились и цели, которые преследуют люди, эти организации составляющие.

Раньше основной ценностью компании для подавляющего большинства людей, и владельцев и работников, была стабильность. Владельцы хотели передать своим наследникам четко работающую машину по добыванию денег, а работникам, в обмен на свою лояльность к работодателю нужна была гарантия занятости и перспектива получать по окончании трудового периода хорошую пенсию.

Современный бизнес, при всем желании, обеспечить такой ценностью никого не может. Те компании, которые начинают стремиться к стабильности, очень быстро становятся неконкурентоспособными. Вместо потерявшей актуальность «стабильности» на сцене появляются «достижение» и «возможности».

А «облуживание» таких ценностей требует совершенно других инструментов, тех, которых и в помине не было (за очень редким исключением) во время индустриального периода развития экономических отношений. Так, на предыдущем этапе, когда организации были долгоживущими и стабильными, нужда в четком понимании и внешнем и внутреннем пиаре корпоративной Цели просто отсутствовала, основный устремлением любой организации было экстенсивное развитие, стремление стать больше. «Перспективы» и «возможности», которые вынуждены предлагать своим сотрудникам современные организации, требуют несколько иного подхода.

Цель.

Скажи мне, куда ты идешь, и я скажу, кто ты.

Постановка Цели – это не только способ пообещать своим сотрудникам перспективы и удовлетворение от достижения, не только средство координации усилий всех подразделений и работников, но и ключевой элемент сегментации и позиционирования компании. Это как раз тот самый случай, когда «цель определяет средства». Если из существующей формулировки цели позиционирование компании не является очевидным, то будет вполне логично дополнить ее парой слов, которые устранят этот недостаток. Согласитесь, это гораздо легче, чем выдумывать и, главное, продвигать формулировку позиционирования как еще один стратегический инструмент, как еще один элемент корпоративной культуры.

Чтобы предотвратить размывание, цель должна быть сформулирована предельно четко и ясно, и сделано это должно быть письменно.

Но это в том случае, если Цель уже есть. А если ее нет? Как правильно сформулировать цель организации? В качестве одного из вариантов для решения этой проблемы можно использовать не сложную технологию, опробованную нами уже на десятках организаций.

Для начала нужно понять, чего же все-таки от организации хочется в принципе. И «понимать» это должны не только владельцы компании, но и как можно большее количество сотрудников. По крайней мере, топ-менеджмент – обязательно. Существенно проще, конечно, это сделать, когда фирма организуется «с нуля». Тогда корпоративный кодекс формирует инициативная группа, и при последующем наборе сотрудников уже идет отсев по принципу «когерентности» целей потенциального сотрудника и заявленной корпоративной Цели.

Первый этап, этап выяснения намерений, всегда самый сложный. Всегда трудно понять, чего именно хочется от организации. Так как все понимают, что Цель должна быть достаточно глобальной, то часто скатываются к декларациям стремлений к достижению неких идеальных состояний, типа «мир во всем мире» или «все счастливы». Другой крайностью является фиксация на сумме прибыли. Вряд ли читателям стоит напоминать, что деньги в данном случае следствие, а не причина.

Проводя подобные «фирмообразующие» мероприятия, мы обычно поступаем следующим образом: сначала участникам предлагается определить какие задачи организация должна решить в ближайшие полгода-год (в зависимости от специфики деятельности организации и от ее «темпа»). Если участников много, то такая работа происходит в группах. Потом результаты работы всех групп соединяются в единый «котел задач». Обычно в таком котле оказывается достаточно много задач. Затем видение ближайшего будущего «утрясается» - путем взаимных переговоров в режиме «круглого стола». Это происходит путем отсева тех задач, которые попали в этот список случайно, и «слиянием» остальных: часто выполнение одних задач приводит к автоматическому выполнению других. В результате в списке остается 3-4 наиболее важные и глобальные задачи.

После этого логично сдвинуть горизонт видения и проделать ту же самую операцию, целясь уже на 3 года. И еще раз, намечая результаты пяти или десятилетней работы. Иногда разумно проделать и еще один цикл рассуждений, определив задачи организации на 20-тилетний период. В принципе, если выражаться языком геометрии, то простейший прогноз будущего развития организации можно было бы составить, используя только две точки: начальное (сегодняшнее) состояние и положение, которого планируется достигнуть в конце первого временного периода (полгода-год). Очевидно, что это была бы прямая. К сожалению, развитие современного бизнеса редко удается описать с помощью столь простой аппроксимации. Поэтому и необходимо путем последовательных итераций «добраться» до более отдаленных во времени состояний.

Первый «волшебный» результат заключается в том, что, учитывая, что средний срок жизни современных организаций составляет 10-20 лет и постоянно сокращается, выполнение задач наиболее отдаленного горизонта планирования как раз и можно считать Целью организации. Второй «волшебный» эффект состоит в том, что чем более далекое время мы рассматриваем, тем проще приводить первичный список задач к единому знаменателю. Что весьма нам на руку, ведь в конечном итоге нам нужно выбрать наиболее одну, наиболее глобальную, главную задачу. Выполнение которой вполне логично и объявить Целью Компании.

Третий эффект проявляется в том, что чем дальше мы будем забираться по времени, тем больше формулировки задач будут смещаться от неких количественных показателей в сторону качественных параметров. То есть, мы естественным образом будем переходить от числовой конкретики, свойственной рабочим задачам, к определению качественных состояний, свойственному стратегическому планированию.

Четвертый эффект будет выражаться в том, что двигаясь в планировании успехов организации последовательно по времени, мы избегнем основной ошибки, которую обычно допускают на этом этапе планирования: мы, естественным образом, выполним функцию самоограничения, избегнув соблазна покуситься на решение слишком глобальных и малоосуществимых задач.

Теперь, когда мы определили, чего же на самом деле хочет компания (по крайней мере, сегодня), то мы можем переходить ко второму, лексическому, этапу.

Основная работа на этом «лексическом» этапе – игра с различными словесными формулировками. Для того, чтобы использование Цели было максимально эффективно, мы должны, держа в фокусе ключевой смысл, выделенный на предыдущем этапе, подобрать такое его словесное выражение, которое будет удовлетворять ряду необходимых условий.

Правила, которым должна удовлетворять Цель

Чтобы создать цель, дающую «харизматическую силу », необходимо выполнить следующие условия:

  • Цель должна быть сформулирована в терминах достижения. То есть основную роль в ней должен играть глагол в действительном залоге. Например, «сделать», «достигнуть», «стать».
  • Достижение цели сделает компанию и людей, в ней работающих, абсолютно уникальными. Этому правилу, например, отвечает цель «стать абсолютным лидером в каком-то сегменте рынка».
  • Цель достижима «в принципе».
  • Цель не противоречит моральным ценностям сотрудников. Именно поэтому такая высокая текучка кадров в таких сегментах бизнеса, как сетевой маркетинг и продажа тайм-шеров (тайм-шер – продажа в собственность какой-либо недвижимости, обычно апартаментов в курортных местах, по принципу «разделённого времени»).
  • Цель нравится людям, они считают её достойной.

Получив формулировку, удовлетворяющую всем этим критериям, нужно еще раз проверить ее на то, присутствует ли в ней, хотя бы в общих чертах, путь, которым предполагается этой цели достигнуть. То есть, правильно ли и определено ли вообще в этой формулировке позиционирование фирмы и сегмент (рынок), на котором она будет работать и достигать поставленных целей. И, если это не сделано или сделано недостаточно четко, добавить недостающие звенья в определения.

Так, в одной фирме, которая занималась исключительно торговлей средствами для бритья, цепочка этих рассуждений выглядела следующим образом:

1 год: «Войти в число ведущих московских игроков на рынке средств для бритья»
3 года: «Стать лидером российского бритвенного рынка»
5 лет: «Войти в пятерку крупнейших игроков парфюмерно-косметического рынка России»
10 лет: «Стать абсолютным лидером торговли парфюмерией и косметикой в России»

Анализ последней формулировки показал, что в ней не задан сегмент, на котором фирма собирается работать, то есть рынок определен слишком общо, стать лидером во всех сегментах этого рынка (крупный опт, средний и мелкий опт, розничная торговля) сразу просто не реально. А в части сегментов, например, в розничном, и бессмысленно, так как там есть настолько сильные конкуренты, что с экономической точки зрения смысла ввязываться в конкурентную борьбу там просто нет. Тогда появилась следующая формулировка:

«Стать абсолютным лидером в крупнооптовой торговле парфюмерией и косметикой в России».

Уже «теплее». Однако отсутствует еще одна деталь. В этом определении не содержится даже намека ответа на вопрос, каким образом фирма собирается достичь столь замечательных результатов. Путем длительной работы по анализу целевой клиентуры, особенностей современного российского крупнооптового парфюмерно-косметического рынка было выбрано несколько вариантов позиционирования, которые могли бы «в принципе» привести к такому успеху. Это:

  • Создание разветвленной филиальной сети.
  • Получение выделенного статуса (например, эксклюзивные права на дистрибьюцию на определенной территории) у ведущих западных производителей парфюмерии и косметики.
  • Жесткий ценовой прессинг.

По ряду причин, например, из-за отсутствия финансировать в достаточном объеме филиальную сеть, и из-за неготовности представительств основных западных производителей к долгосрочным отношениям с российскими партнерами (по крайней мере, на тот момент), фирма решила идти по последнему варианту. Окончательная формулировка Цели Компании, в результате, выглядела следующим образом:

«Стать абсолютным лидером в крупнооптовой торговле парфюмерией и косметикой в России за счет постоянно лучшего предложения (в порядке убывания важности: цена, ассортимент, сервис)».

Задачи

С фиксацией окончательной формулировки Цели, заканчивается стадия индукции – движения рассуждений от частного к общему. Следующая стадия, как не трудно догадаться, стадия дедукции – нужно пройти обратный путь, от общего к частному.

Сформулировав Цель, мы теперь должны зафиксировать основные промежуточные вехи, пройдя через которые мы, практически гарантированно, должны попасть в «рай», положение, где наша Цель достигнута.

Я обычно делю все множество задач, которые стоят перед организацией, на две части, принципиально отличающиеся друг от друга как по принципу постановки, так и по способам исполнения.

К первым относятся задачи «качественные». Для их постановки необходимо четко понять, каким конкретно способом, за счет каких методов и технологий организация собирается добиться воплощения своей Цели. Фактически, здесь нужно как можно полнее раскрыть тот смысл, который изначально был вложен в позиционирование и сегментирование компании. Потом следует разбить процесс освоения и/или внедрения этих методов и технологий на этапы, достижение которых, в свою очередь, и будет являться «качественными» задачами. Реально, выполнение «качественных» задач определяет «внутренние» успехи компании. Те успехи, которые не видны внешнему наблюдателю, но которые являются базой, фундаментом, для появления успехов внешних.

Для фирмы из предыдущего примера качественные задачи, в общих чертах, могли бы выглядеть примерно следующим образом:

  • Создание эффективной системы переработки грузов (логистика: транспорт и склад).
  • Создание эффективной системы обработки заказов.
  • Создание эффективной системы закупки.

Каждая из этих достаточно глобальных задач, чьей основной целью является обеспечение более низкой себестоимости единицы товара, чем у конкурентов, в свою очередь дробится на более мелкие этапы, связанные, например, с созданием или внедрением определенных технологий (начиная с наиболее простых, как, например ABC-анализ, и заканчивая сложными, вплоть до технологий собственной разработки), подготовкой сотрудников определенной квалификации и т.д.

Другой тип задач я называю «линейными». Такое определение им дано потому, что они отмечают линейное (надеюсь, поступательное) движение организации, достижение состояний, качество которых определяется внешними показателями, в основном, в сравнении с конкурентами и с общими показателями рынка.

В качестве таких задач очень подходит то, что было сформулировано во время мозгового штурма по определению Цели. Так, для организации из нашего примера, эти задачи подошли практически идеально. Однако не стоит забывать, что так бывает далеко не всегда. И эти задачи в любом случае необходимо проверить на соответствие «генеральной линии».

Основное правило и для линейных и для качественных промежуточных планов: чем ближе, тем конкретнее. Однако оптимальный горизонт планирования, на котором нужно сосредоточить основные аналитические усилия – 3 месяца. «Что нельзя сделать за 3 месяца, нельзя сделать в принципе».

Напоследок стоит заметить, что никакие планы, и даже сама Цель Компании, не должны быт догмой. По крайней мере, для самой верхушки управленческой иерархии компании. Внешний мир постоянно изменяется. И то, что было хорошо вчера, совсем не обязательно будет так же хорошо и сегодня. Не говоря уже про завтра. Всем планам, задачам и целям всех организаций необходимо постоянная корректировка. Эмпирически выведенная нами закономерность показывает, что наиболее эффективно описанную в этой статье процедуру проделывать с периодичностью раз в три месяца. По крайней мере, в ее «дедукционной» части. Озадачивать же себя тем, правильно ли задана глобальная Цель организации, нужно никак не реже, чем раз в год.